Fallstudie „TransferWerk - Expert Debriefing“ in der Salzgitter AG

Die Methode Expert Debriefing dient dazu, das Wissen eines ausscheidenden oder wechselnden Experten der Organisation zu bewahren sowie dem Experten Wertschätzung für seine Leistungen zuteil werden zu lassen (Quelle: COGNEON Leitfaden - Expert Debriefing, s. u.). Hier wird die Anwendung der Methode in einem großen Industrieunternehmen beschrieben, die Fallstudie wurde von Grit Terhoeven bereitgestellt.

Hintergrund

Die Salzgitter AG gehört mit etwa 10 Mrd. € Außenumsatz, einer Produktion von über 7 Millionen Tonnen Rohstahl und ca. 23.000 Mitarbeitern zu den führenden Stahltechnologie-Konzernen Europas. Der Konzern, der etwa 200 nationale und internationale Tochter- und Beteiligungsgesellschaften umfasst, gliedert sich unter einer Management-Holding in die Unternehmensbereiche Stahl, Handel, Röhren, Dienstleistungen und Technologie. Die Gründung der Gesellschaft als ‚Aktiengesellschaft Ilseder Hütte‘ geht auf das Jahr 1858 zurück, damals zum Zweck der Erzeugung von Roheisen aus den im Raum zwischen Hannover und Magdeburg festgestellten Eisenerzvorkommen.

Situations- oder Problembeschreibung

Vor zwei Jahren kam der Auftrag aus dem Vorstand, eine systematische Wissensbewahrungsmethode zu konzipieren und in die Personalabteilungen zu transferieren. Dies sollte gefördert werden, indem der Personalreferent die Rolle des Prozessbegleiters für die Methode übernimmt. Per Vorstandsauftrag wurde nur die Einführung einer Wissensbewahrungsmethode, nicht der systematische Aufbau eines ganzheitlichen Wissensmanagements gefordert, um die Komplexität zunächst zu reduzieren.

Zweck und Ziele

Konzeption und Pilotierung einer Wissensbewahrungsmaßnahme für wechselnde und ausscheidende Experten sowie Transfer in die verschiedenen Gesellschaften der Holding.

Vorgehensweise

  • Expert-Debriefing Grundlagenschulung erfolgte durch die Cogneon GmbH. Die Methode heißt bei der Salzgitter AG TransferWerk, die Prozessbegleiterin ist Psychologin.
  • Die Job Map "gehört" dem Tandem aus Wissensgeber und Nachfolger.
  • Coaching und angestrebte Verbesserungen der Stelle sind bewusster Bestandteil der Methode.
  • Ein Leitfaden für die Methode wurde erstellt.
  • Angepasster Ablauf der Methode:
    • Ein Vorgespräch mit dem Vorgesetzten ist der wichtige erste Schritt, der neben der Erklärung der Methode auch dem „Contracting“ (Auftragsklärung) dient.
    • Wissensgeber und Wissensempfänger werden über den Geamtprozess informiert
    • Eine Job Map wird, i.d. Regel gemeinsam, aufgebaut.
    • Die Entwicklung des Transferplans wird gemeinsam erarbeitet, indem Transfermaßnahmen für wenigstens die wichtigsten Wissensgebiete entworfen werden.
    • Die Auswahl der Teilnehmer für die 360-Grad-Gespräche wird mit dem Experten, dem Nachfolger und dem Vorgesetzten gemeinsam abgesprochen.
    • Das 360-Grad-Gespräch wird mit allen Stakeholdern zusammen in einem Termin geführt, gegebenenfalls auch mit mehreren Vorgesetzten. Mögliche Änderungen am Job und Prozessverbesserungen werden angesprochen, Möglichkeiten für Innovation ebenso. Der Transferplan wird gemeinsam „verabschiedet“.
    • Danach beginnt der begleitete Wissenstransfer mit Storytelling, Lessons Learned u. a., dabei ist die Job Map das zentrale Dokument.
    • Abschluss: Dokumentation und Projektabschluss, Prozessbetrachtung: Was haben wir aus dem TransferWerk gelernt und können es möglicherweise in die ganze Organisation übertragen? Methoden-Verbesserungen? Umgang mit Wissen?.

Ergebnisse

  • Die Methode ist innerhalb der Holding und extern stark gefragt, mehrere Organisationen wurden bereits ausgebildet.
  • Das TransferWerk ist vorerst ein isoliertes Projekt. Es gibt TransferWerke, bei denen ein nächster logischer Schritt ein Wiki wäre, aber die Abstimmung mit der IT gestaltet sich langwierig.
  • Da die interne Weiterentwicklung der Methode an nur einer Person hängt gibt es keine dynamische Weiterentwicklung.
  • 15 TransferWerke wurden bisher durchgeführt bzw. laufen noch.

Lessons Learned

  • Wichtig ist der Prozessbegleiter in seiner Rolle als „Fragesteller“ beim Gespräch, der nicht unbedingt Fachkenner sein muss. Durch die Art der Befragung steuert man, wie offen der ausscheidende Mitarbeiter mit aufgetretenen Fehlern oder Problemen umgeht, zur Verbesserung selber beiträgt und dabei auch Wertschätzung erfährt. Eine Weitergabe auch von strategischem Wissen an den Nachfolger erscheint sinnvoll, um ihm beim Start zu helfen.
  • Beim Vorgespräch und Abschlussgespräch mit dem Vorgesetzten sollte man „missionarisch“ tätig werden im Hinblick auf Wissensmanagement und den Umgang mit Wissen. Die Grenze zum Coaching für Vorgesetzte ist oft sehr nah, erfordert aber eine zusätzliche Ausbildung beim Prozessbegleiter. Dieses erste Gespräch eröffnet oft neue Sichtweisen auch beim Vorgesetzten und seinem Verhalten im weiteren Vorgehen.
  • Die "Wertschätzung" ist neben dem "Wissenstransfer" und der "Arbeitsplatzverbesserung" ein weiterer wichtiger Aspekt der TransferWerke ("ritualisierter Rahmen für Wertschätzung"). Insbesondere der Vorgesetzte sollte den meist langjährigen Mitarbeitern diese Wertschätzung vermitteln.
  • Ein Vorbild ist der Stahlindustriekonzern Voest Alpine: Hier wird jedes Expert Debriefing zu zweit geführt: einer schreibt mit, der andere hört intensiv zu und moderiert ausschließlich. Dieses Vorgehen funktioniert wesentlich besser als alles alleine durchführen zu müssen.
  • Die Methode funktioniert auch gut, wenn der Experte einen Nachfolger hat, der bereits länger (in einem Fall waren es 10 Jahre) sein Stellvertreter ist. Der Wissenstransfer findet dann eher auf der strategischen Ebene statt.

Ausblick

  • Die Nachfolgeregelung ist mit der Strategie, die Aufgabe in die Zuständigkeit der Personalabteilungen der Konzernfirmen zu geben, gegeben Eine Weiterbesetzung der zentralen Stelle ist zurzeit nicht vorgesehen. Die Grenzen und Gefahren werden gesehen und auch diskutiert
  • Mitte Juni 2008 ist das nächste Ausbildungsseminar, danach erfolgt Coaching der zukünftigen „TransferWerker“.

Weiterführende Materialien

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Siehe auch

Weblinks