Wiki bei der Schaeffler Gruppe

Version vom 27. September 2011, 10:36 Uhr von K.kley (Diskussion | Beiträge) (Einzelnachweise)
(Unterschied) ← Nächstältere Version | Aktuelle Version (Unterschied) | Nächstjüngere Version → (Unterschied)

Die Schaeffler Gruppe sieht sich selbst als ein lernendes Unternehmen, wodurch Kommunikation und Wissensteilung zum Arbeitsalltag gehören. Diese Unternehmensphilosophie macht aus jedem Mitarbeiter einen Wissensarbeiter. Dadurch steht jeder in der Verantwortung sein Wissen zu teilen, wodurch man Stück für Stück zu Weiterentwicklung und zum Erhalt der Wettbewerbsfähigkeit beiträgt.

Situations- und Problembeschreibung

  • 2001 begann Schaeffler auch in dem Bereich des Wissensmanagements zu agieren: Konzeption und Einführung des weltweiten Intranets.
  • 2003 erweiterte sich die Wissensstrategie der Schaeffler Gruppe: Nun lag der Fokus der Wissensarbeiter vor allem auf dem Menschen, der Organisation, sowie de technischen Aspekten. Der Mensch stand dabei jedoch im Mittelpunkt der Wissensmanagementaktivitäten.
  • 2003 wurden des weiteren Wissensaspekte im Mitarbeiter-Entwicklungsgespräch und im Management Training verankert.
  • 2003 startete die ersten Kunden-Community. Sie wurde als "Community of Practice" praktiziert, unterlag jedoch später einer Namensänderung in "Networks of Competence".
  • 2006 wurden mehrere Mitarbeiter auf dem Weg in den Ruhestand, von einem Pilotprojekt zur Einführung der Methode Expert Debriefing (Wissensbewahrung), begleitet.
  • 2007 wurde ein Gedankenmodell einer Wissenslandkarte entworfen. Dadurch sollten Inhalte innerhalb des Informationssystem besser strukturiert werden.
  • 2007 führte man im Rahmen eines Pilotprojekts das MediaWiki für das Schaeffler Wiki ein.
  • ab 2009 wurde das Konzept durch die Möglichkeiten des Web 2.0 erweitert.
  • ab 2010 wurde die Methode des Lessons Learned eingeführt.

Für das Schaeffler Wiki gab es drei Ursprungsbereiche:

  1. Vor 2006 wurde schon Wiki-Erfahrung im Rahmen von Versuchen mit "inoffiziellen Wikis" gemacht
  2. Schon ab 2005 wurden Wikis bei den Expert Debriefing Pilotprojekten gesammelt
  3. Kontakte zu und Beispiele von anderen Unternehmen

Zweck und Ziele

Das Schaeffler Wiki sollte in folgenden Bereichen Anwendung finden:

  • Anwendungsbeispiele
  • Beschichtungen
  • FAQ-Sammlung
  • Getriebewissen
  • Newsletter
  • Studienabschlussarbeiten
  • Technische Schriften
  • Wälzlagerwissen
  • Wettbewerbswissen

Vorgehensweise

  • Ein Wiki-Leser kann die Inhalte eines Wikis lesen und Änderungen über die Beobachtungsfunktionen verfolgen.
  • Ein Wiki-Nutzer kann die Inhalte eines Wikis lesen, erstellen, bearbeiten, verschieben, kommentieren und Änderungen über die Beobachtungsfunktionen verfolgen.
  • Ein Wiki-Gärtner hat die gleichen Berechtigungen wie ein Wiki-Nutzer und kann zusätzlich Wiki-Seiten löschen/wiederherstellen und Versionen einer Wiki-Seite löschen. Er ist für die Erfüllung des definierten Anwendungsfalles und die Unterstützung der Wiki-Nutzer zuständig.
  • Ein Wiki-Besitzer ist inhaltlich und organisatorisch für das jeweilige Wiki verantwortlich. Er hat die gleichen Berechtigungen wie ein Wiki-Gärtner und kann zusätzlich Wiki-Seiten sperren/entsperren, zwischen Wikis verschieben, exportieren, den Wiki-Disclaimer ergänzen sowie Wiki-Rollen an Personen vergeben.  
  • Ein Wiki-Adminstrator ist für die Administration (z.B. Update, Backup) und die technische Weiterentwicklung (z.B. Extensions) der Wiki-Software verantwortlich. Er kann Wiki-Bereiche anlegen/löschen, das Layout konfigurieren sowie die System-Tabellen pflegen
  • Die Wiki-Regeln (z.B. Redundanzfreiheit, Objektivität, Artikellänge, Zuordnung zu Kategorien) werden in einer Wiki-Richtlinie (die die bestehende Intranet-Richtlinie ergänzt) festgelegt.
  • Die Einhaltung der Wiki-Regeln wird durch ca. 30 Qualitätskriterien in 7 Kategorien, einen Werkzeugkasten mit Vorlagen (zwischenzeitlich knapp 100 Vorlagen und Textbausteine z.B. zu Methode, Kunde, Lieferant, Standort, FAQ, Protokoll, Studienabschlussarbeit, Forschungsbericht, Tutorial) und die im Wiki gepflegte Online-Hilfe, die mittlerweile 70 Wiki-Seiten umfasst, unterstützt.

Anwendungsbeispiel

Getriebe- und Wälzlagerwissen

  • Das Portal Getriebe entstand aus der Idee heraus ein Getriebelexikon als Buch herauszubringen.
  • Erarbeitung der Inhalte (vergleichbar zum Wälzlagerwissen) im Wiki.
  • "Redaktions-/ Freigabeprozesse" aufgrund externer Publikation notwendig.
  • Umfang:
    • Portal Getriebe:170 Wiki-Seiten
    • Portal Wälzlager:150 Wiki-Seiten

Newsletter

Eher ungewöhnlicher Anwendungsfall: Ein Newsletter zu aktuellen Themen der Entwicklung sollte nicht als E-Mail verteilt, sondern im Wiki abgebildet werden:

  • Jeder Beitrag im Newsletter ist wieder eine Wiki-Seite.
  • Pro Newsletter-Ausgabe (monatlich) entstehen 4-5 hochwertige Seiten.
  • Newsletterausgaben gehören zu den Top-10-Seiten.
  • Weitere Newsletter sind entstanden.

Ergebnisse

Erfolgsfaktoren

Die wichtigsten Prinzipien und Werte für das Schaeffler Wiki sind

  • Jeder darf etwas Neues hinzufügen!
  • Jeder darf alles lesen!
  • Jeder darf alles verändern!
  • Jeder muss damit rechnen, dass sein Artikel verändert wird!
  • Jede Version kann wiederhergestellt werden!
  • Jeder ist bekannt!

Lessons Learned

  • Den Nutzen von Wikis kann man nicht rein kognitiv verstehen, man muss viel ausprobieren.
  • Konkrete Wiki Anwendungsfälle sind ein kritischer Erfolgsfaktor.
  • Ähnlich den Community-Moderatoren bei den Networks of Competence (Communities of Practice) sind bei Wikis die Wiki-Gärtner ein kritischer Erfolgsfaktor. Sie müssen erfolgskritische Regeln, Prinzipien und Werte vermitteln und vorleben.
  • Die Barriere für die Nutzung von Mediawiki als Wiki-Software ist aufgrund des Bekanntheitsgrades durch die Wikipedia niedriger als bei anderer Wiki-Software. Allerdings ist der Umgang mit Bildern und Dokumentanhängen in Mediawiki (im Vergleich zu Confluence) nicht intuitiv.
  • Der Redaktionsprozess im Wiki ist im Vergleich zu einem CMS umgekehrt: der Wiki-Gärtner gibt nicht frei, sondern beobachtet die Änderungen (per E-Mail-Benachrichtigung oder RSS) und greift nur bei Bedarf ein.
  • Vorlagen und die konsequente Nutzung von Kategorien („viele Wege führen nach Rom“) sind zur Strukturierung notwendig.
  • Interwiki-Links sind ein mächtiges Hilfsmittel zur Vereinfachung von Verbindungen in andere Applikationen des Unternehmens.
  • Das Wiki ermöglicht das Experimentieren mit „ungewöhnlichen“ Anwendungsfällen, die sich als Erfolg herausstellen können (Beispiel Newsletter).
  • Konkrete Prozesse/Initiativen wie Aufräumaktionen, Beratungsprozess für die Fachbereiche, Redaktionssitzung/Wiki-Gärtner-Treffen sind notwendig.
  • Die Kopplung des Community-of-Practice-Ansatzes mit einem Wiki bringt viele Synergien.
  • Neben dem von allen Mitarbeitern mit gleichen Rechten zugreifbaren Firmenwiki gibt es Bedarf für Wikis, die nur bestimmten Personenkreisen zugänglich sind (z.B. Abteilungs-, Projekt-, Themenwikis). Hierfür ist die Software Mediawiki nicht geeignet.[1]

Ausblick

Was sind die nächsten geplanten Schritte? ...

  • ...

Weiterführende Materialien

z.B. Vorträge, Leitfäden, Dissertationen, Infos für Mitarbeiter, Bücher …

  • ...

Einzelnachweise