Expert Debriefing

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Expert Debriefing ist eine Methode, welche dazu dient das Wissen eines aus dem Betrieb ausscheidenden (Ruhestand / Kündigung) oder die Abteilung wechselnden Experten zu bewahren. Dabei gilt es nicht nur explizites Wissen zu wahren, sondern es soll nach Möglichkeit auch implizites Wissen an den Nachfolger weitergegeben werden.

Methodenbeschreibung

Die Methodik des Expert Debriefings ist ein Referenzprozess. Wird dieser Prozess in eine Organisation eingeführt, so werden der Ablauf und die Begrifflichkeiten an die Gegebenheit der betreffenden Organisation angepasst. Für die Durchführung dieses Prozesses ist ein Moderator notwendig.

Vorgespräch

Zu Beginn eines Expert Debriefings sollte ein Vorgespräch geführt werden, in welchem dem Auftraggeber und dem Experten aufgezeigt wird welche Vorgehensweise und Ergebnisse im Rahmen der Zusammenarbeit verfolgt werden sollen. An dieser Stelle werden auch die ersten Schritte der Vorgehensweise besprochen und geplant. Dem Moderator soll dieses Vorgespräch eine Vorstellung von der Ausgangssituation und den Rahmenbedingungen vermitteln.

Job Map

In einem zweiten Schritt wird anschließend eine Job Map aufgebaut. Sie dient dazu, einen systematischen und vollständigen Überblick über das gesamte relevante Wissen herzustellen. Die Job Map kann somit als Wissenslandkarte eines bestimmten Wissensbereichs betrachtet werden. Dabei beinhaltet sie im Gegensatz zu einem Mind Map eine vorstrukturierte erste Ebene (Arbeitshistorie, Aufgaben und Wissensgebiete), um systematisch das implizite Wissen des Experten zu aktivieren (Episoden-, prozedurales und deklaratives Gedächtnis). Durch diesen Grundaufbau einer Job Map wird vermieden, dass in der weiteren Vorgehensweise mit speziellen Fragetechniken gearbeitet werden muss, da dies für neue Moderatoren schwer zu erlernen ist. Die relevanten Fragestellungen sind somit implizit in den Prozess eingebunden.

Lernplan

Ist die Job Map erfolgreich eingeführt, wird daraus ein Lernplan abgeleitet. Diese Vorgehensweise dient dazu geeignete Maßnahmen zur Wissensbewahrung zu identifizieren. Die eingesetzten Methoden zur Wissensbewahrung sind im Cogneon Werkzeugkasten Expert Debriefing beschrieben und mit entsprechenden Tools und Vorlagen hinterlegt. Der Werkzeugkasten enthält über 40 Einzelmethoden, die nach den drei Expert Debriefing Szenarien „Ein Nachfolger“, „Mehrere Nachfolger“ und „Nachfolger nicht definiert“ gegliedert sind. Beispiele von Methoden sind Wissenslandkarten, moderierte Übergabegespräche, Wissensworkshops, Aufgabenbeschreibungen, Lerngeschichten (Lessons Learned), soziale Netzwerkdiagrame, persönliches Wiki, Podcasts und Wissensfloater.

Feedback

Das Einholen des Feedbacks aller Beteiligten dient dazu, einen möglichst objektiven Überblick über die notwendigen Maßnahmen zur Wissensbewahrung zu erhalten. Dadurch soll der Auftraggeber die Möglichkeit erhalten gegebenenfalls korrigierend in den Lernplan einzugreifen.

Lerntandem

In diesem Prozessabschnitt geht es darum, dass der Lernplan von dem Experten und seinem Nachfolger praktisch umgesetzt wird. Der Begriff des "Lerntandems" generiert sich dabei aus dem Zusammenspiel des Experten und seinem Nachfolger.

Hier wird das Ziel verfolgt, dass das Lerntandem möglichst viele Maßnahmen in Eigenregie durchführt, um den Lernprozess bestmöglich in den Arbeitsalltag zu integrieren. Der Moderator erfüllt hier zwei Funktionen:

• Projektleiter: er überwacht die Einhaltung des Lernprozesses
• Untersützer: bei komplexeren Maßnahmen greift der Moderator unterstützend ein

Moderierter Reflexionsprozess

Die Reflektion dient der Lernzielkontrolle, sowie der kontinuierlichen Verbesserung der Methode des Expert Debriefing. Darüber hinaus sollen Verbesserungspotentiale in der Organisation identifiziert werden, die den Einsatz eines Expert Debriefings langfristig überflüssig machen.

Erfolgsfaktoren

• Der Auftraggeber sollte seinem Experten genügend Zeit zur Verfügung stellen, damit er seinen Verpflichtungen im Rahmen des Expert Debriefings nachkommen kann

Anwendungsbeispiele

• Schaeffler KG [1]
• Salgitter AG [2]
• Metro AG [3]

Siehe auch

• Experteninterview
• Vorlage:Fallstudie
• Expert Debriefing in HR

Weblinks

• Weblog "Seminar Expert Debriefing"
• http://blog.futurelab.de/archives/2-UEbergabe-in-20-Tagen.html
• Leaving an Organisation - when managing knowledge gets personal (Word-Dokument)
• Siemens Expert-Debriefing-Prozess (auf Seite 9)
• Knowledge Transfer Meeting
• Fostering Knowledge Communication (Knowledge Transfer Meeting)
• Präsentation von Benno Ackermann über moderierte Übergabe bei Credit Suisse
• Podcast zum TransferWerk der Salzgitter AG