Expert Debriefing bei der reinisch AG

Die Methode Expert Debriefing dient dazu, das Wissen eines ausscheidenden oder wechselnden Experten der Organisation zu bewahren sowie dem Experten Wertschätzung für seine Leistungen zuteil werden zu lassen (Quelle: COGNEON Leitfaden - Expert Debriefing). Hier wird die Anwendung der Methode in einem großen Industrieunternehmen beschrieben, die Fallstudie wurde von Alexandra Thannhäuser bereitgestellt.

Hintergrund

Die reinisch AG mit Hauptsitz in Karlsruhe wurde 1991 gegründet, erstellt technische Dokumentationen sowie Produktkataloge und bietet Lösungen für das Informationsmanagement. Der Schwerpunkt liegt dabei auf den Branchen Automotive/Transport, Maschinen-/Anlagenbau, Medizintechnik und Luftfahrt. Über 400 Mitarbeiter sind an insgesamt 20 Standorten in Deutschland, Spanien, Österreich, in der Schweiz und der Türkei für das Unternehmen tätig.

Situations- oder Problembeschreibung

Die reinisch AG als junges Unternehmen mit entsprechend niedrigem Durchschnittsalter von ca. 40 Jahren sieht sich als Informationsdienstleister. Wichtiger Erfolgsfaktor ist es, Wissen im Unternehmen zu verankern und für mehr (Wissens-)Transparenz zu sorgen. Die stetige Frage lautet: „Welches Expertenwissen gibt es wo, das mir bei einem Problem weiterhelfen könnte?“.

Zweck und Ziele

  • Ziel ist, mittelfristig das Expert Debriefing durch den Aufbau einer Wissenslandkarte im Unternehmen zu entlasten. Die Mitarbeitenden sollen ihre Personal Spaces in einem Confluence Wiki pflegen und damit unternehmensweit zur Verfügung stellen. Qualität und Aktualität sind dabei wichtige Kriterien der Wissensdokumentation.
  • Der Wissenstransfer soll somit in den Alltag einbettet sein und nicht nur adhoc erfolgen. Mehr Transparenz im Unternehmen wird angestrebt. Die angedachten persönlichen Wikis sollen bereits vorhandene Yellow Pages ablösen. Persönliche Seiten im Wiki sind erwünscht. Eine Struktur ist vorgegeben, für den einzelnen Experten gibt es aber viel Raum für Anpassung.

Vorgehensweise

In Bezug auf die Cogneon Methode Expert Debriefing wurden folgende Änderungen und Ergänzungen vorgenommen:

  • Job Maps heißen bei reinisch Experten-Profil.
  • Organisationale Verankerung: Die Personalabteilung teilt dem Team Wissenslogistik mit, wenn ein Ausscheiden (oder Wechsel) ansteht. Danach erfolgt eine Absprache mit dem Vorgesetzten, ob die Methode Anwendung findet oder nicht. Der Experte soll immer zeitnah mit ins Boot geholt werden.
  • Experten Profil aufbauen: Der Ausscheidende erhält eine E-Mail mit einer Beschreibung des Ziels der Methode und einer kurzen Anleitung und Tipps zum „Befüllen“. Dieser füllt die Tabelle und/oder das Experten-Profil vorab aus oder notiert sich Stichpunkte. Ergänzungen erfolgen dann im direkten Treffen. Das Mitschreiben wird per Beamer visualisiert. Je nach Situation können der Vorgesetzte und/oder der Nachfolger an dem Treffen teilnehmen. Das Experten-Profil wird mit dem MindManager erstellt. Das Experten Profil dient als IST-Aufnahme und damit als Übersicht für folgende Wissensbewahrungsmaßnahmen.
  • Das ausgefüllte Experten-Profil geht erst an den Experten zur Durchsicht und danach an den Vorgesetzten. Die Wissensbewahrungsmaßnahmen werden mit dem Vorgesetzten und ggf. dem Experten zusammen festgelegt.
  • Ein 360-Grad-Gespräch wird geführt. Häufig fehlt das Bewusstsein, wo Lücken entstehen können. Das Experten-Profil ist während des Meetings sichtbar für alle. Sinnvoller Weise nehmen die Kollegen des Experten an dem 360-Grad-Gespräch teil, die in enger Zusammenarbeit mit dem Experten stehen und ggf. auch Wissensempfänger sind. Die erste Auswahl der Teilnehmer erfolgt zunächst mit dem Experten, die endgültige Entscheidung über die Teilnahme wird in der Abstimmung mit dem Vorgesetzten getroffen.
  • Wissensbewahrungsmaßnahmen durchführen: Nach Priorisieren der Maßnahmen wird überlegt, wer als Wissensempfänger noch infrage kommt. Das Experten-Profil erhält nur der Experte/Vorgesetzten, es ist nicht öffentlich einsehbar.
  • Der Zeitaufwand ist je nach Aufwand in der Vorbereitung unterschiedlich: Das Experten-Profil ca. 1 Vormittag, insgesamt 2 Tage. Abgeleitete Wissensbewahrungsmaßnahmen dauern entsprechend länger.
  • Als Wiki-Software wurde mit der Wiki-Library in den SharePoint Services begonnen, ein MediaWiki gab es bereits. Über ein Projekt mit einem Kunden wurde dabei Confluence als vorteilhaft identifiziert, da es offene und geschützte Bereiche ermöglicht (z.B. für Themenwikis, Projektwikis, Team-/Abteilungswikis und persönliche Wikis.
  • Wiki-Artikel werden durch Experten selber geschrieben. Diese werden je nach Vorkenntnissen ggf. langsam an das Wiki herangeführt. Mit der Wiki-Software Confluence können geschützte oder ungeschützte Bereiche (sog. Spaces) einfach eingerichtet werden.
  • Die Methode Knowledge Transfer Meeting (KTM) von Rüdiger Reinhardt wurde als Grundlage mit verwendet (s. unter Weiterführende Materialien).
  • Bezieht sich das Expertenwissen stark auf einzelne Kunden(-projekte), wird zusätzlich zum Experten-Profil eine Kundenmap (MindManager) verwendet.
  • Anwendungsgebiet der Methode: Von speziell "Vertrieb" bis sehr allgemein ("Hans Dampf in allen Gassen") sind die Expert Debriefings bei unterschiedlichen Arten von Experten angewendet worden.

Ergebnisse

  • Die Methode Expert Debriefing wurde sechs Mal seit Herbst 2007 angewandt.
  • Persönliche Wikis sollen die Methode Expert Debriefing dahingehend unterstützen, dass die Profile der Mitarbeiter während der reinisch-Zugehörigkeit im Wiki gepflegt werden und der Zeitdruck zum Zeitpunkt des Ausscheidens verringert werden kann.

Lessons Learned

  • Erfahrung bei den Gesprächen: Teilnehmer sollten alles sehen (z.B. einen Beamer verwenden).
  • 360 Grad Gespräch ist sehr hilfreich, da dem Mitarbeiter oft nicht bewusst ist, in welchen Bereichen sie/er eine Lücke hinterlässt.
  • Wissensträger achten die Befragung im Expert Debriefing als Wertschätzung („Endlich mal jemand…“). Selbst bei Kündigungen gilt das.
  • Auch wenn beim Mitarbeiter nicht direktes Kernkompetenz-Wissen vorliegt, ist genug anderes Wissen (z. B. über Kunden) vorhanden und für das Unternehmen wichtig.
  • In Hinblick auf Motivation ist genügend Zeit einzuräumen, den Experten Sinn und Zweck der Methode zu erklären und Raum für Fragen zuzulassen.
  • Ein Wechsel innerhalb des Unternehmens oder eine Elternschaftspause ist noch nicht in der Systematik der Meldung durch die Personalabteilung vorgesehen und muss noch aufgenommen werden.

Ausblick

Angedacht ist eine Entwicklung im Sinne "professioneller Wissensarbeit in der Lernenden Organisation".

Weiterführende Materialien

Siehe auch

Weblinks

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