Virtueller Teamraum

Ein Projekt ist nach DIN 69901 ein Vorhaben, bei dem innerhalb einer definierten Zeitspanne ein definiertes Ziel erreicht werden soll, und das sich dadurch auszeichnet, dass es ein einmaliges Vorhaben ist (Unterschied zum Prozess). Das bedeutet, dass der virtuelle Arbeitsplatz nur für die Laufzeit des Projekts verfügbar ist und danach geschlossen (=gelöscht) wird.

Rollen innerhalb der Projektgruppe

Wir gehen davon aus, dass in einem Projekt mindestens folgende Rollen definiert sind:

• Projektleiter
• Projektmitglied
• Projektkunde (bzw. Auftraggeber)

Bestandteile des virtuellen Arbeitsplatz

Projekte sind sehr unterschiedlich. Sie unterscheiden sich z.B. in Projektdauer, Anzahl Projektmitglieder, Komplexität des Projektziels, Grad der Verteilung der Projektmitglieder. Die folgende Bestandteile des virtuellen Arbeitsplatzes für Projektgruppen sind als ein Baukasten zu verstehen. Für konkrete Projekte müssen einzelne Elemente ausgewählt und in der vorhandenen Wissensinfrastruktur abgebildet werden.

1. Öffentliches Projekt-Portal: Portal über das Außenstehende über das Projekt informiert werden können (wichtig z.B. bei Veränderungsprojekten, bei denen sehr viel mehr Mitarbeiter betroffen sind als nur die Projekt-Mitglieder).
2. Projekt-Anforderungsspezifikation: Liste mit Anforderungen an das Projektprodukt (s.a. Anforderungsmanagement).
3. Projekt-Aufgabenliste: Liste aller Aufgaben, die im Rahmen des Projekts zur Erreichung der Projekt-Vision erledigt werden müssen. Aufgaben können den Projektmitgliedern übertragen werden.
4. Projekt-Dokumenten-Bibliothek: strukturierte Sammlung von Projekt-Dokumenten. Idealerweise mit Dokumentenmanagement-Funktionalität (Check-In/-Out, Versionierung, Workflow) und Benachrichtigungsfunktion.
5. Projekt-Fotoalbum: da auch ein Projekt nicht nur aus sachlichen Details besteht, sondern auch emotionale Aspekte wichtig sind, können in das Projekt-Fotoalbum Bilder mit Eindrücken von der Projektarbeit gestellt werden.
6. Projekt-Glossar: Liste mit Begriffen und deren Definition (evtl. auch mit Übersetzung).
7. Projekt-Kalender: Kalender mit allen wichtigen Projekt-Terminen und Projekt-Meilensteinen. Idealerweise mit der Möglichkeit zu Terminen einzuladen und Protokolle zu hinterlegen.
8. Projekt-Kommunikationsplan: beantwortet die Frage "Was (Message) wird wann über welchen Kanal (Channel) an wen (Audience) kommuniziert?"
9. Projekt-Konventionen: Festlegungen, die innerhalb des Projekts getroffen wurden (z.B. Regeltermine, Eskalationsmechanismen, Dokumentbenennungen)
10. Projekt-Maillingliste: Mailingliste, über die alle Projekt-Mitglieder von allen Projekt-Mitgliedern erreicht werden können. Idealerweise mit einer Archiv-Funktion, so dass neuen Projektmitgliedern die Einarbeitung erleichtert wird.
11. Projekt-Mission- und -Vision-Statement: Beschreibung der Projekt-Mission und -Vision (Welchen Zweck hat das Projekt (Mission)? Wie sieht es aus, wenn das Projekt beendet ist (Vision)?).
12. Projektmitgliederliste: Liste aller Projektmitglieder mit Rollen-Zuordnung und Kontaktinformationen (idealerweise mit Links zu Personen-Profilen der Projektmitglieder).
13. Projekt-Plan: enthält alle Ergebnisse der Projektplanung in einem einheitlichen, koheränten Dokument.
14. Projekt-Portal: "Single Point of Access" für alle Projektmitglieder.
15. Projekt-Quicklinks: wichtigste Webblinks, auf die die Projekt-Mitglieder oft zugreifen müssen (z.B. ERP-System, spezielle Applikationen).
16. Projekt-Rollenbeschreibungen: Dokumentation der Verantwortlichkeiten und Aufgaben der festgelegten Rollen.
17. Projekt-Stakeholderliste: listet alle Personen außerhalb der Projektgruppe, die betroffen sind. Idealerweise werden auch Bedürfnisse dieser Stakeholder erfasst.
18. Projekt-Weblinks: Weblinks ins Intranet oder Internet, die für die Projekt-Mitglieder relevant sind.
19. Projekt-Weblog (synonym: Projekt-Logbuch): dient als Logbuch des Projekts, um wichtige Ereignisse, Ideen, Protokolle, Probleme, Entscheidungen, Informationen etc. festhalten zu können.
20. Projekt-Wiki: Wiki in dem alle Projekt-Mitglieder Lese- und Schreibberechtigung haben.
21. Projekt-Wissenslandkarte: Liste oder Hierarchie aller Wissensgebiete, die für das Projekt relevant sind. Idealerweise mit Links in die Wissensbasis der Organisation.
22. Prozessbeschreibungen relevanter Prozesse (z.B. Produkt-Entstehungs-Prozess).

Möglichkeiten der Umsetzung

• Virtueller Arbeitsplatz für Projektgruppen mit Basecamp
• Virtueller Arbeitsplatz für Projektgruppen mit Confluence
• Virtueller Arbeitsplatz für Projektgruppen mit e-Room
• Virtueller Arbeitsplatz für Projektgruppen mit Google Groups
• Virtueller Arbeitsplatz für Projektgruppen mit Moodle
• Virtueller Arbeitsplatz für Projektgruppen mit MOSS
• Virtueller Arbeitsplatz für Projektgruppen mit Yahoo Groups

Literatur

• Knowledge Management for Teams and Projects.
• Projekte erfolgreich managen.