Wiki bei der Robert Bosch GmbH

leider kann ich die auf dem Jam gezeigten Folien mit Screenshots nicht innerhalb der Cogneon Community publizieren. Dafür will ich aber um so ausführlicher das Thema "erzählen". Philipp Pott.

Auswahl der Wiki-Engine

Wir haben die Wiki-Engine in Zusammenarbeit mit dem zentralen Geschäftsbereich für IT, Abteilung für Portal-Technologie, im Rahmen einer 3-monatigen Studie ausgewählt. Dabei verglichen wir die Engines Xwiki, Mediawiki, Confluence Wiki.

Die Studie war begleitet von einem Pilot-Test mit 10 Usern aus unserer Abteilung und einem Aufwand von ca. 500h für die Content-Migration von Test-Inhalten (unterstützt durch Praxis-Studenten).

Wir haben uns für Confluence-Wiki auf Grund folgender Punkte entschieden:

  • Java-basiert
  • Integrations-Möglichkeit in das Portal
  • Implementierung auf Basis der Standard Datenbank und Applikationsserver des Konzerns möglich
  • Funktionalität (Integration von Office-Dokumenten, Steuerung des Benutzerzugriffs)

Wichtig war dann nach Auswahl des Engine, Ziele für die Verwendung des Wiki's zu definieren, das System zu den anderen Tool's abzugrenzen und definierte Nutzungs-Szenarien zu erstellen.

Erweiterter Prototypen-Test

Seit Januar 2006 arbeiten wir auf einem Prototypen-Server, der schon eine Konfiguration ähnlich dem Produktiv-Server aufweist. Im Rahmen des Prototypen-Tests haben wir den internen Nutzerkreis in unserer Abteilung auf ca. 60 Personen aufgeweitet. Gleichzeitig hat die zentrale IT-Abteilung jedem Interessierten ebenfalls einen Test-Bereich zur Verfügung gestellt.

Folgende Inhalte haben wir eingestellt bzw. erarbeitet:

  • Glossar (Begriff mit einer kurzen Erklärung)
  • Tagebuch einer Versuchseinrichtung
  • Prozess-Handbuch
  • Produkt-Seiten
  • Wissenslandkarte
  • Schulungs-Unterlagen zu Fach-Themen
  • Experten-Debriefing
  • Erklärung von Programm-Code und Unix-Tools
  • Protokolle

Folgende Punkte waren wichtig:

  • nahtlose Integration in den Intranet-Auftritt
  • Definition mehrere Bereiche intern-extern(lesend)-extern(offen)
  • Orientierung schaffen und Struktur definieren
  • vorbehaltloses Probieren, kreative Ideen

Der Prototypen-Test war und ist begleitet durch eine intensive Zusammenarbeit mit den Keyusern, regelmäßige Redaktionssitzungen und eine ständige Reflexion über das Ziel des Wiki-Systems. Wir haben dabei folgende Barrieren entdeckt:

  • der Haupt-Informationstakt ist immer noch durch Outlook vorgegeben - es ist enorm schwierig, diesen Wissensstrom auch nur teilweise in den Wiki umzulenken
  • die Orientierung und Navigation in den Inhalten des Wiki muß gut durchdacht sein - die Kollegen sind es gewohnt, auf der Abteilungsablage und im Intranet immer gut strukturierte Inhalte zu finden
  • das Vertrauen in das System muß erst gewonnen werden - obwohl wir in den Unternehmens-Werten Offenheit, gegenseitigen Respekt und interkulturellen Austausch verankert haben, trauen sich viele Kollegen noch nicht Inhalte in ein System einzustellen, wo auch andere mitarbeiten und ihre Inhalte verändern können.

Produktivsetzung

Inzwischen laufen die Vorbereitungen für die Produktivsetzung. D.h. die weiteren Schnittstellen für die Portalintegration werden programmiert und die neueste Version des Confluence-Wiki in der Produktiv-Umgebung getestet. Wir hoffen, die Wiki-Engine noch dieses Jahr im Rahmen des Portals nutzen zu können. Folgenden Nutzen erhoffen wir uns dadurch:

  • Single Sign On (SSO)
  • user-centered Desktop, "ein Arbeitsplatz"
  • Integration in die Portal-Suchmaschine "TREX"
  • Verknüpfung zu kollaborativen Inhalten in Portal-Räumen (hauptsächlich Office-Dokumente)
  • weltweite Verfügbarkeit im Rahmen des Portal-Rollouts

Dabei ist allerdings noch unklar, wie die zukünftigen Wiki-User unterstützt und geschult werden sollen. Die zentrale IT stellt "nur" das System bereit und baut im Rahmen des Portals eine Organisationsstruktur (im gesamten Konzern) zur Organisation und Verwaltung des Portals auf.

Daher wollen wir im Rahmen einer Bosch-Wikimania die Interessierten und bisherigen Poweruser zusammenbringen und ein Netzwerk der Wiki-User aufbauen. Als erster Versuch wird ein Treffen am 17.7. mit 6 Keyusern zum Erfahrungsaustausch stattfinden. Wir hoffen, im nächsten Jahr den Nutzerkreis schon deutlich erweitert zu haben und einen offiziellen Wiki-Mania Tag für gesamt RB durchführen zu können.

Erfolgsfaktoren

In meinen Augen sind die folgenden Punkte für ein erfolgreiches Wiki-Projekt wichtig:

  • umfangreiche Vorbefüllung mit Content
  • sorgfältige Auswahl von Pilot-Usern
  • intensive Schulung der Pilot-User
  • Umstellung einiger Arbeitsprozesse auf das Wiki-System
  • Einbeziehung der Abteilungsleitung
  • Integration des Wiki-Projektes in die strategischen Abteilungsziele (z.B. die Roadmap des Change-Projektes der Abteilung
  • Ausweitung auf alle Mitarbeiter der Abteilung o. Organisationseinheit

diese Punkte stellen auch eine sog. Checkliste oder generische Vorgehensweise für Wiki-Projekte dar

Darüberhinaus haben wir allen Interessierten im gesamten Konzern angeboten, in einem 1-2 stündigen Termin die Funktionalität und die ersten Projekterfahrungen des Confluence-Wiki's darzustellen. Dies ist nicht selbstverständlich, zumal wir zur Zeit alle 2 Wochen neue Anfragen bekommen.

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