Veranstaltungswiki

Ziele

  1. Gemeinsame Plattform für alle Teilnehmer
  2. Anlegen/Verteilung von Teilnehmerlisten
  3. Unterstützung der Erstellung einer gemeinsamen Agenda.
  4. Verteilung von wichtigen logistischen Informationen (Anfahrtsskizzen, Vorbereitungsmaterial etc.)
  5. Dokumentation der Ergebnisse während der Veranstaltung
  6. gemeinsame Überarbeitung und Nachbereitung der Veranstaltung

Beschreibung

Namenskonvention

  • Festlegen einer Namenskonvention falls mehrere Veranstaltungen in einem Wiki erstellt und verwaltet werden sollen. Z.B. "(Veranstaltungsname) (Datum)" - "WikiWorkshop 2007-06-21" (Datumsformat JJJJ-MM-TT empfiehlt sich, da dann die Veranstaltungen in alphabetischen Listen chronologisch korrekt angezeigt werden).

Anlegen einer Veranstaltungsseite im Wiki

  • Vorlagen für die Anlage einer Veranstaltung einrichten. Darin sollten die wichtigsten Informationen zur Veranstaltung enthalten sein, z.B.
    • Wer, Was, Wann, Wo (mit Wegbeschreibung/Karte), Warum
    • Agenda/Vorschläge für Agendapunkte
    • Gastgeber/Sponsoren
    • Veranstaltungsteam
    • Teilnehmerliste
    • Tasklisten zur Vorbereitung
    • Offene Punkte
    • Was andere über die Veranstaltung schreiben (Presse, Blogs etc.)
    • Sponsoren
    • Allgemeine Hinweise zu Besonderheiten der Veranstaltung


==Veranstaltungsdetails==

'''Wann''': 21.06.2007

'''Wo''': IZMP, Erlangen

''Wo übernachten?'' Hotel Intercontinental

==Sponsoren==

* ...

==Agenda==

===Erster Tag===

* Vormittag
* Mittagessen
* Nachmittag
* Abendessen
* Abendveranstaltungen

===Zweiter Tag===

* etc.

===Vorschläge für Punkte, die ich selbst beitragen kann===

* Themenvorschläge hinzufügen

===Themen, über die ich gerne etwas hören/lernen möchte===

* Themenvorschläge hinzufügen

==Veranstaltungsteam==

* Gesamtverantwortung: ...
* Anmeldungen:  ...
* Abstimmung Agenda: ...
* Catering und Hotelkoordination: ...

==Teilnehmer==
* tbd

==Taskliste==

(Erledigte Punkte bitte einfach <s>durchstreichen</s>)

* Technisches

Wifi
Projector, White Boards
Photo
Video
Audio
Streaming or Stickam or Skype

Nicht-Technisches

Breakfast
Lunch
Coffee/Tea
Tables and chairs

==Tags für flickr, delicious, ma.gnolia, technorati etc.==

Bitte nutzen Sie das Tag (hier eigenes Tag einfügen z.B. (Veranstaltungsname-Ort-Datum) für Inhalte, die mit dieser Veranstaltung zu tun haben.

==Blogs==

* ...

  • Einen groben Vorschlag für die Agenda erarbeiten und auf der Veranstaltungsseite einstellen.

Agenda festlegen

  • Wenn die Agenda bereits festgelegt ist
    • Agendapunkte auf der Veranstaltungsseite einfügen
  • Falls die Agenda gemeinsam erarbeitet werden soll
    • grobe Skizze der Agenda auf der Veranstaltungsseite einfügen (z.B. Vorlage mit Zeitslots)
    • Aufruf an Teilnehmer formulieren, Vorschläge direkt im Wiki einzufügen.

Info an die Beteiligten

  • In allen Veranstaltungshinweisen Link auf das Wiki einfügen:
    • Intranet
    • Outlook Einladungen
    • Frühzeitiger Hinweis in der Email Signatur der Veranstalter
    • Flyer
  • ggf. darauf hinweisen, die Veranstaltungsseite auf die Beobachtungsliste zu setzen, da sich die Veranstaltungsinfos kurzfristig ändern

Letzte Infos bzw. Änderungen im Ablauf

  • Kommunizieren Sie kurzfristige Änderungen immer parallel in Wiki _und_ per Email/Telefon/persönlich. Ggf. erreichen Änderungen im Wiki Ihre Teilnehmer nicht mehr kurzfristig.
  • Fügen Sie wichtige Änderungen und Hinweise als Infobox an den Anfang der Veranstaltungsseite, z.B. mit einer entsprechenden Infobox Vorlage (siehe Vorlage_Diskussion:Achtung)
{{Achtung|'''Terminänderung''': Kurzfristig mussten wir den Starttermin um 1 Stunde nach hinten verlegen. Bitte beachten Sie die neuen Anfangszeiten.}}

Terminänderung: Kurzfristig mussten wir den Starttermin um 1 Stunde nach hinten verlegen. Bitte beachten Sie die neuen Anfangszeiten.

Dokumentation während der Veranstaltung

  • Ergebnisse / Brainstormings / etc. während der Veranstaltung gleich im Wiki dokumentieren.
  • Tipp:
    • Agendapunkte als Link anlegen.
    • Klick auf Agendapunkt öffnet neue Seite zur Dokumentation der Ergebnisse.

Nachbereitung

  • Am Ende der Veranstaltung auf Veranstaltungsdokumentation im Wiki hinweisen. Am Besten bereits kurz z.B. auf dem Beamer zeigen (inklusive Klick-Pfad zum Wiki).
  • Aufruf, die Ergebnisse zu checken (Termin setzen).
  • Offizielles Protokoll ggf. nach dem gesetzen Termin erstellen und im Wiki verlinken.

Siehe auch

Weblinks