Veranstaltungswiki
Aus Copedia
Ziele
- Gemeinsame Plattform für alle Teilnehmer
- Anlegen/Verteilung von Teilnehmerlisten
- Unterstützung der Erstellung einer gemeinsamen Agenda.
- Verteilung von wichtigen logistischen Informationen (Anfahrtsskizzen, Vorbereitungsmaterial etc.)
- Dokumentation der Ergebnisse während der Veranstaltung
- gemeinsame Überarbeitung und Nachbereitung der Veranstaltung
Beschreibung
Namenskonvention
- Festlegen einer Namenskonvention falls mehrere Veranstaltungen in einem Wiki erstellt und verwaltet werden sollen. Z.B. "(Veranstaltungsname) (Datum)" - "WikiWorkshop 2007-06-21" (Datumsformat JJJJ-MM-TT empfiehlt sich, da dann die Veranstaltungen in alphabetischen Listen chronologisch korrekt angezeigt werden).
Anlegen einer Veranstaltungsseite im Wiki
- Vorlagen für die Anlage einer Veranstaltung einrichten. Darin sollten die wichtigsten Informationen zur Veranstaltung enthalten sein, z.B.
- Wer, Was, Wann, Wo (mit Wegbeschreibung/Karte), Warum
- Agenda/Vorschläge für Agendapunkte
- Gastgeber/Sponsoren
- Veranstaltungsteam
- Teilnehmerliste
- Tasklisten zur Vorbereitung
- Offene Punkte
- Was andere über die Veranstaltung schreiben (Presse, Blogs etc.)
- Sponsoren
- Allgemeine Hinweise zu Besonderheiten der Veranstaltung
- Ggf. allgemeine Vorlage für alle Veranstaltungen erstellen
- siehe z.B. COGNEON Knowledge Jam 29.06.2006
- Beispiel in Anlehnung an BarCamps:
==Veranstaltungsdetails== '''Wann''': 21.06.2007 '''Wo''': IZMP, Erlangen ''Wo übernachten?'' Hotel Intercontinental ==Sponsoren== * ... ==Agenda== ===Erster Tag=== * Vormittag * Mittagessen * Nachmittag * Abendessen * Abendveranstaltungen ===Zweiter Tag=== * etc. ===Vorschläge für Punkte, die ich selbst beitragen kann=== * Themenvorschläge hinzufügen ===Themen, über die ich gerne etwas hören/lernen möchte=== * Themenvorschläge hinzufügen ==Veranstaltungsteam== * Gesamtverantwortung: ... * Anmeldungen: ... * Abstimmung Agenda: ... * Catering und Hotelkoordination: ... ==Teilnehmer== * tbd ==Taskliste== (Erledigte Punkte bitte einfach <s>durchstreichen</s>) * Technisches Wifi Projector, White Boards Photo Video Audio Streaming or Stickam or Skype Nicht-Technisches Breakfast Lunch Coffee/Tea Tables and chairs ==Tags für flickr, delicious, ma.gnolia, technorati etc.== Bitte nutzen Sie das Tag (hier eigenes Tag einfügen z.B. (Veranstaltungsname-Ort-Datum) für Inhalte, die mit dieser Veranstaltung zu tun haben. ==Blogs== * ...
- Einen groben Vorschlag für die Agenda erarbeiten und auf der Veranstaltungsseite einstellen.
Agenda festlegen
- Wenn die Agenda bereits festgelegt ist
- Agendapunkte auf der Veranstaltungsseite einfügen
- Falls die Agenda gemeinsam erarbeitet werden soll
- grobe Skizze der Agenda auf der Veranstaltungsseite einfügen (z.B. Vorlage mit Zeitslots)
- Aufruf an Teilnehmer formulieren, Vorschläge direkt im Wiki einzufügen.
Info an die Beteiligten
- In allen Veranstaltungshinweisen Link auf das Wiki einfügen:
- Intranet
- Outlook Einladungen
- Frühzeitiger Hinweis in der Email Signatur der Veranstalter
- Flyer
- ggf. darauf hinweisen, die Veranstaltungsseite auf die Beobachtungsliste zu setzen, da sich die Veranstaltungsinfos kurzfristig ändern
Letzte Infos bzw. Änderungen im Ablauf
- Kommunizieren Sie kurzfristige Änderungen immer parallel in Wiki _und_ per Email/Telefon/persönlich. Ggf. erreichen Änderungen im Wiki Ihre Teilnehmer nicht mehr kurzfristig.
- Fügen Sie wichtige Änderungen und Hinweise als Infobox an den Anfang der Veranstaltungsseite, z.B. mit einer entsprechenden Infobox Vorlage (siehe Vorlage_Diskussion:Achtung)
{{Achtung|'''Terminänderung''': Kurzfristig mussten wir den Starttermin um 1 Stunde nach hinten verlegen. Bitte beachten Sie die neuen Anfangszeiten.}}
Dokumentation während der Veranstaltung
- Ergebnisse / Brainstormings / etc. während der Veranstaltung gleich im Wiki dokumentieren.
- Tipp:
- Agendapunkte als Link anlegen.
- Klick auf Agendapunkt öffnet neue Seite zur Dokumentation der Ergebnisse.
Nachbereitung
- Am Ende der Veranstaltung auf Veranstaltungsdokumentation im Wiki hinweisen. Am Besten bereits kurz z.B. auf dem Beamer zeigen (inklusive Klick-Pfad zum Wiki).
- Aufruf, die Ergebnisse zu checken (Termin setzen).
- Offizielles Protokoll ggf. nach dem gesetzen Termin erstellen und im Wiki verlinken.
