Leistungsführerschaft mit Collaboration sichern und ausbauen bei Festo

Dieser Artikel ist einem Vortrag von Dr. Markus Junginger und Martin Kimmich (beide Festo AG & Co. KG, Esslingen) auf der KnowTech 2010 entnommen.

Situations- und Problembeschreibung

Für den Industriestandort Deutschland wurden vor allem im Bereich des Maschinenbaus folgende Herausforderungen identifiziert:

  • Besser sein um das, was wir teurer sind
  • Vorsprung durch Menschen, Know-how und Bildung
  • Vorsprung durch neue und verbesserte Prozesse
  • Netzwerke und Kooperation
  • Geschwindigkeit und Flexibilität
  • Trendthemen nachhaltig beantworten[1]

Festo versucht diese Herausforderungen durch den Einsatz einer Kombination von modernen Informations- und Kommunikationstechnologien und Wissensmanagement-Methoden bestmöglich zu meistern.

Zweck und Ziele

Warum wurde gehandelt? Wer war der Initiator? Welche Erwartungen stehen dahinter? Wie wird die Zielerreichung gemessen? Folgende konkrete Ziele wurden durch die Vorgehensweise für welche Zeitansätze verfolgt:

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Vorgehensweise

Collaboration bei Festo - der "Knowledge Exchange Framework" als Aktionsrahmen

"Collaboration ist bei Festo ein integraler Bestandteil der Wissensmanagment-Strategie. Sie ist im Rahmen der Festo "Knowledge Exchange Framework" zusammen gefasst. Ausgangspunkt für den Architekturrahmen ist die das Wissensmanagement bestimmende Dualität von Kommunikation und Kodifikation [...] - diese Dimension bilden die beiden wesentlichen Ebenen des Modells. Dazwischen wird eine Integrationsschicht geschaltet, welche in Form eines Portalansatzes unterschiedliches für eine Rolle relevantes Wissen, Informationen und Werkzeuge beriet stellt. Im Sinne eines selbststeuernden und dynamischen Wissensmanagement-Ansatzes ist die Bereitstellung von einfach einsetzbaren Werkzeugen von besonderer Bedeutung. Aufgrund dynamischer Prozesse können nicht mehr alle Anforderungen "zentral" gesteuert werden. Vielmehr muss den Handelnden ein flexibler Aktionsraum für Collabortaion zur Verfügung gestellt werden. Dieser Bereich wird als "Open Collaboration Tools" bezeichnet. Ergänzt wird die Ebene von klassischen redaktionell geprägten Wissensquellen (Strategie Knowledge Bases). Beides sind keine sich ausschließenden Ansätze, sondern vielmehr sich ergänzende Elemente in einer Wissensmanagement-Architektur. Formal ergibt sich damit folgendes 3-Ebenen Wissensmanagement Modell:

  • Communication Layer - Fokus auf der Unterstützung von Kommunikationsstrategien
  • Integration Layer - Fokus auf Integration und Bereitstellung des relevanten Wissens
  • Application and Codification - Fokus auf die Erfassung, Speicherung und Verteilung von Wissen sowie die verwendeten Werkzeuge" [1]

Mit Wissensnetzwerken gezielt die Zusammenarbeit gestalten

"Wissensnetzwerke bei Festo basieren auf dem Community of Practice (CoP) Ansatz [Wenger 1998], einem der wohl prominentesten Werkzeuge des Wissensmanagements. Während in einer CoP zumeist Selbstorganisation und Freiwilligkeit in den Mittelpunkte gerückt werden, handelt es sich bei den Wissensnetzwerken um ein organisatorisches Hilfsmittel, Experten zu strategisch wichtigen Themen gezielt zu vernetzen und damit virtuelle Zusammenarbeit zu ermöglichen. Neben der Kodifizierung von Inhalten steht im Wesentlichen die Kommunikation weltweit verteilter Experten im Mittelpunkt dieser Aktivitäten:

  • Moderation: Workshops und virtuelle Meetings
  • Projektmanagement: Definition von Meilensteinen und Erfolgskontrolle
  • Technologieberatung: Vernetzung von Themen und Ansprechpartnern
  • Schnittstellenmanagement: Vernetzung von Themen und Ansprechpartnern" [1]

Festo hat, in Orientierung an den Ansprüchen der globalen Strukturen der Automobilindustrie, ein "Global Network of Automotive Expertise" bereitgestellt. Das weltweite Zusammenspiel setzt sich dabei aus folgenden Kommunikationselementen auseinander:

  • "Web-basierte Collaboration Site: Zentraler Zugriff auf alle relevanten Informationen an einem Ort - "single-point-of-information". In einer klaren Struktur finden Mitarbeiter weltweit die aktuell relevanten Arbeitsdokumente.
  • Jährliches Competence Meeting: Durch den Workshop und die interaktive Gestaltung werden Aktivitäten definiert, die im weltweiten Verbund umgesetzt werden. Jeder Landesmanager präsentiert Informationen kompakt. Im Anschluss werden z.B. Synergiepotenziale definiert und entsprechende Aktivitäten abgeleitet.
  • Monatlicher Newsletter: Der monatliche Newsletter ist ein wichtiger Kanal, um Success Stories sowie wichtige Markt-, Produkt- und Kundeninformationen weltweit zu kommunizieren
  • Regelmäßig stattfindende Web- und Videokonferenzen: Da persönliche Treffen nur begrenzt möglich und fast alle Automobilhersteller Global Player sind, werden Web- und Videokonferenzen stark genutzt" [1]

Mit Fit for Communication die Mitarbeiter zu erfolgreicher Zusammenarbeit befähigen

Mit "Fit for Communication" wird vor allem die Methoden- und Werkzeugkompetenz der Mitarbeiter geschult. Dabei geht es darum, dass die Mitarbeiter möglichst autonom in ihren Kommunikationsabläufen agieren. Damit diese Freiheit jedoch nicht unkontrollierbar wird, wird von "Fit for Communication" ein Rahmen, sowie die Regeln für die Kommunikationsbereiche E-Mail, Voice Mail, Dokumenten-Handling sowie Web Conferencing vorgegeben. "Eine besondere Rolle haben Webkonferenzen bei der immer noch andauernden Bewältigung der Wirtschaftskrise inne. Im Rahmen des Maßnahmenbündels wurden Reisemöglichkeiten und Präsenztreffen deutlich eingeschränkt. Der damit einhergehende drohende Kommunikationseinbruch wurde jedoch durch die Nutzung der innovativen Webkonferenz-Werkzeuge abgefangen. Die bis dahin meist als "add on" verstandenen Lösungen haben sich als Rückgrat für die globale Kommunikation unter geänderten Rahmenbedingungen etabliert. So hat sich die Zahl der täglichen Web-Sitzungen im Vergleich zu 2008 verdoppelt, während die Ausgaben für Reisekosten um über 50% gesenkt wurden. Entsprechend der gestiegenen Nachfrage wurde durch zusätzliche Schulungsmaßnahmen, die zum großen Teil auch auf Basis des Webkonferenz-Werkzeugs selbst durchgeführt wurden, weltweit der Moderatorenkreis mehr als verdoppelt. Vertiefungsschulungen und individuelle Coachings kamen als ergänzende Maßnahmen hinzu. Die Kampagne wurde zudem genutzt, die eingesetzten Lösungen zu konsolidieren. Mit diesen Maßnahmen konnte die Kommunikation trotz beschränkter Reisemöglichkeiten und Arbeitsreduzierungen auf einem sehr guten Niveau aufrecht erhalten werden. Globale Kundenanforderungen, die Einführung neuer Produkte, die Abstimmung und Umsetzung von Strategien, die Optimierung von Prozessen konnten damit effizient und ohne Qualitätsbrüche weiter fortgesetzt werden. Durchweg positiv ist das Nutzerfeedback für die eingesetzte Webkonferenz Lösung- Erfolgsfaktoren sind Einfachheit der Bedienung, Stabilität und weltweite Verfügbarkeit. Als Nachweis von Wirtschaftlichkeit und Nutzen von Web-Conferencing wurden in zwei Referenzszenarien eine Wirtschaftlichkeitsuntersuchung durchgeführt:

  • Kombinierte Präsenz- und Online-Konferenz: Durch einen verhältnismäßig geringen Mehraufwand von 7% konnten 37% mehr Inhalte vermittelt werden
  • Online- versus Präsenz-Konferenz: Anstelle einer klassischen vor-Ort Konferenz wurde mit vergleichbaren Inhalten eine 2-tägige Konferenz durch mehrere themenspezifische Web Konferenzen ersetzt. Die Aufwände für die Web Konferenz Serie liegen bei unter 10% im Vergleich zur Präsenzveranstaltung" [1]

Mit Unified Communications zukünftig agil kommunizieren

"Unified Communications hat sich zum Ziel gesetzt, für die synchrone Kommunikation integrierte Werkzeuge bereit zu Stellen. An dieser Stelle soll ein anwendungsorientierter Blick auf die sich gegenwärtig entwickelnden zukünftigen Potenziale richten. Werden die typischen Funktionen von Unified Communications Lösungen betrachtet, zeigt sich, dass es keineswegs neue Funktionen sind. Neu ist ihr Integrationsgrad:

  • Chat
  • Präsenz- und Verfügbarkeitsinformationen
  • Desktop Sharing
  • Video Conferencing
  • Telefonie (IP basiert)[1]

Ergebnisse

Was sind die wichtigsten Ergebnisse (erwünscht/unerwünscht) aus der Vorgehensweise? ...

Lessons Learned

Was kann aus der Vorgehensweise (den Handlungen) gelernt werden? Welche Fehler hätten vermeiden werden können? Welche Dinge sind besonders gut gelaufen? Welche Praktischen Tipps gibt es? Welche Barrieren gab es und wie wurde damit umgegangen? Was kann in Bezug auf den Zweck und die Ziele gelernt werden? ...

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Ausblick

"Als grundlegende Erfahrung der vorgestellten Ansätze muss vor allem die Nachhaltigkeit der Einführung und organisatorischen Verankerungen in den Prozessen festgehalten werden. Neben den technischen Herausforderungen, die bei allen Projekten zu meistern sind, muss im Verhältnis noch mehr Aufmerksamkeit auf die Einführung und die nachhaltige Nutzung gelegt werden. Dabei hat sich gerade in Zeiten der Wirtschaftskrise deutlich der Nutzen gezeigt, da einige "klassische" Kommunikationsformen nur eingeschränkt zur Verfügung gestanden sind. Die Aufmerksamkeit muss nun auf die Nachhaltigkeit der Entwicklung gelegt werden. Ein weiterer Erfolgsfaktor ist die Einfachheit der eingesetzten Werkzeuge und Methoden, die zukünftig zum Einsatz kommen - sie sind Garant dafür, dass schnell eine kritische Masse an Mitarbeitern Potenziale nutzen können, der Nutzungsgrad damit erhört werden kann und somit Nutzungseffekte schnell zum Tragen kommen" [1]

Weiterführende Materialien

z.B. Vorträge, Leitfäden, Dissertationen, Infos für Mitarbeiter, Bücher …

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Einzelnachweise

  1. 1,0 1,1 1,2 1,3 1,4 1,5 1,6 Junginger, Kimmich: Leistungsführerschaft mit Collaboration sichern und ausbauen, KnowTech, 2010