Gkc25/Hätte ich das nur früher gewusst - Wissensmanagement im Studium

Die Fachgruppe Wissens- und Innovationsmanagement in der Wissenschaft der GfWM präsentiert eine nahezu fertiggestellte Handreichung zum persönlichen Wissensmanagement für Studierende und Promovierende. Das etwa 50-seitige PDF-Dokument enthält modular aufgebaute Kapitel zu Themen wie Literatur- und Notizverwaltung, Recherche, Lernen und Gruppenarbeit. Die Handreichung fokussiert sich bewusst auf niedrigschwellige, meist Open-Source-Tools und soll im November auf Zenodo veröffentlicht werden. Die Session diente dem Einholen von Feedback zur weiteren Verbesserung und Verbreitung.

Hauptthemen der Präsentation:

1. Vorstellung der Fachgruppe und ihrer Zielsetzung
2. Entstehung und Struktur der Handreichung
3. Abgrenzung zu bestehenden Angeboten und Mehrwert
4. Zielgruppenorientierung und Lebenszyklen im Studium
5. Technische Umsetzung und Verbreitungsstrategien
6. Herausforderungen bei der Vermittlung von Wissensmanagement-Kompetenzen

Vorstellung der Fachgruppe und ihrer Zielsetzung

Die Fachgruppe Wissens- und Innovationsmanagement in der Wissenschaft verfolgt das Ziel, Wissensmanagement-Methoden, Erfahrungen und Werkzeuge in den akademischen Bereich zu bringen. Der Ansatz unterscheidet sich bewusst von der wissenschaftlichen Erforschung des Wissensmanagements – stattdessen geht es darum, praktische Anwendungen aus der Wissensmanagement-Community für wissenschaftliche Kontexte nutzbar zu machen.

Die Fachgruppe versteht ihren Wirkungsbereich sehr breit. Sie adressiert nicht nur Forschungseinrichtungen und Universitäten, sondern auch außeruniversitäre Forschungseinrichtungen und die sogenannte GLAM-Community (Galleries, Libraries, Archives, Museums). Besonders im bibliothekarischen Bereich gibt es bereits viele Wissensmanagement-Aktivitäten, die in die Arbeit der Fachgruppe einfließen.

Ein besonderes Augenmerk liegt auf den spezifischen Herausforderungen wissenschaftlicher Projekte. Oft wird bei Projektanträgen bestenfalls eine Projektmanagementstelle mitbewilligt, während Wissensmanagement-Aspekte komplett vernachlässigt werden. Die hohe Personalfluktuation in Projekten, der Wechsel von Personal zwischen Projekten und die Tatsache, dass Projekte enden und neue beginnen, schaffen erhebliche Wissensmanagement-Probleme. Hier versucht die Fachgruppe, Brücken zu schlagen und niedrigschwellige Lösungen anzubieten.

Entstehung und Struktur der Handreichung

Die Handreichung entstand über den Zeitraum eines Jahres und wurde bereits auf dem vorherigen Knowledge Camp als Projekt angekündigt. Die Fachgruppe identifizierte zunächst aus den Kompetenzen ihrer Mitglieder heraus relevante Inhalte und entwickelte dann eine konsistente Modulstruktur.

Jedes Modul folgt einer einheitlichen Struktur, um punktuellen Zugriff zu ermöglichen:

• Kurzbeschreibung des Themas
• Lernziele des Moduls
• Erforderliche oder zu entwickelnde Fähigkeiten
• Vorstellung relevanter Methoden und Werkzeuge
• Zusammenfassung
• Verweise auf weiterführende Literatur und Weblinks

Diese Struktur ermöglicht es Nutzenden, die Handreichung nicht von vorne bis hinten durchlesen zu müssen, sondern gezielt einzelne Themen anzusteuern, für die sie aktuell Bedarf haben. Das Dokument ist mit einer Gliederungsansicht versehen, die eine schnelle Navigation durch die etwa 50 Seiten ermöglicht.

Die bisher erarbeiteten Module umfassen zentrale Themen des wissenschaftlichen Arbeitens: Literaturverwaltung mit Tools wie Zotero und Citavi, digitale Notizverwaltung beispielsweise mit Obsidian, Recherchestrategien zur Ideenfindung und Entwicklung von Forschungsfragen, Organisation des eigenen Lernens sowie Wissensarbeit in Gruppen.

Bei der Auswahl der Tools folgte die Fachgruppe bewussten Kriterien. Es wurden primär Open-Source-Tools berücksichtigt, die möglichst kostenfrei zur Verfügung stehen, damit alle Interessierten sie nutzen können, unabhängig von Lizenz- oder Bezahlschranken. Auch Datenschutzaspekte wurden berücksichtigt, um nicht in bedenkliche Bereiche abzugleiten.

Abgrenzung zu bestehenden Angeboten und Mehrwert

In der Diskussion wurde kritisch hinterfragt, worin sich die Handreichung von bestehenden Angeboten wie Einführungen ins wissenschaftliche Arbeiten, Arbeitstechnik-Kursen oder Literatur zum persönlichen Wissensmanagement unterscheidet. Die Referenten räumten ein, dass die Handreichung nichts gänzlich Neues bietet, betonten aber mehrere Alleinstellungsmerkmale.

Ein wesentlicher Unterschied besteht in der spezifischen Zusammenstellung und Fokussierung. Während Kurse zum wissenschaftlichen Arbeiten sich primär mit Zitationsregeln und guter wissenschaftlicher Praxis befassen, geht die Handreichung deutlich weiter ins Wissensmanagement. Themen wie Notizmanagement kommen in klassischen Kursen zum wissenschaftlichen Arbeiten typischerweise nicht vor.

Die vorhandene Literatur zum persönlichen Wissensmanagement ist überwiegend auf den unternehmerischen Kontext ausgerichtet. Sie fokussiert auf das Finden persönlicher Wissensziele und individuelle Entwicklung in Organisationen. Diese Perspektive lässt sich nicht ohne Weiteres auf den Studierendenkontext übertragen, wo andere Rahmenbedingungen und Anforderungen gelten.

Ein wichtiger Aspekt ist die Bereitstellung des richtigen Vokabulars. Wenn Studierende von einer Methode gelesen haben und weiter recherchieren möchten, benötigen sie die korrekten Begriffe. Die Handreichung bietet diese Wissensmanagement-Terminologie in einer für Studierende zugänglichen Form an.

Die Bündelung verschiedener Aspekte an einem Ort stellt einen weiteren Mehrwert dar. Zwar bieten beispielsweise Universitätsbibliotheken oft Kurse zu Literaturverwaltung mit Zotero an, diese sind aber häufig optional, werden nicht mit Credit Points angerechnet und erreichen viele Studierende gar nicht. Die Handreichung integriert solche Angebote in einen größeren Zusammenhang.

Ein weiterer Unterschied liegt in der Tonalität und Zugänglichkeit. Die Handreichung duzt die Lesenden und bietet einen anderen Zugang als umfangreiche Lehrbücher. Mit nur 50 Seiten und kurzen Kapiteln von wenigen Seiten ist sie deutlich niedrigschwelliger als klassische Ratgeberliteratur.

Besonders hervorzuheben ist die konkrete Tool-Empfehlung. Während sich Hochschulen oft schwer tun, konkrete Tools zu empfehlen – sei es aus Sorge vor Werbung oder weil nur vom Rechenzentrum supportete Tools genannt werden dürfen – gibt die Handreichung konkrete Hinweise auf eine Handvoll Tools pro Themenbereich. Dies hilft Studierenden bei der praktischen Umsetzung.

Zielgruppenorientierung und Lebenszyklen im Studium

Die primäre Zielgruppe der Handreichung sind Personen im Hochschulkontext, insbesondere Studierende und Promovierende. Dabei liegt ein besonderer Fokus auf dem Promotionsstudium, das sich durch deutlich mehr Selbststeuerung vom regulären Bachelor- oder Masterstudium unterscheidet.

Die Referenten berichteten von durchweg positivem Feedback aus Workshops in graduierten Schulen. Nach Workshops zum Thema digitale Notizen und deren Vernetzung mit Literaturverwaltung kam häufig die Rückmeldung, dass die Teilnehmenden sich wünschten, sie hätten diese Methoden bereits im Bachelorstudium kennengelernt.

Es entstand eine differenzierte Diskussion über den optimalen Zeitpunkt für die Vermittlung von Wissensmanagement-Kompetenzen. Einerseits wurde argumentiert, dass das Promotionsstudium oder späte Masterstudium ein besserer Ort sei, weil Studierende dann den Wert dieser Methoden erkennen. Studierende im ersten oder zweiten Bachelor-Semester seien oft damit beschäftigt, ihr Fach zu lernen, und sähen den Nutzen von Methoden noch nicht.

Andererseits wurde aus der Perspektive von Fachhochschulen eingewandt, dass auch Bachelor-Studierende diese Kompetenzen dringend benötigen. Viele Studierende müssen neben dem Studium arbeiten und brauchen effiziente Methoden für Recherche, Textverarbeitung und Zeitmanagement. Die Herausforderung, in kurzer Zeit Texte zu selektieren, die richtigen Stellen zu finden und effektiv zu lernen, stellt sich bereits früh im Studium.

Ein wichtiger Vorschlag aus der Diskussion war die Differenzierung nach Lebenszyklus. Erstsemester-Studierende werden von der Fülle der Angebote an Universitäten erschlagen und brauchen zunächst einen Überblick über die Handlungsfelder: Selbstorganisation, Literaturverwaltung, Notizmanagement. Allein das Wissen um diese Möglichkeiten hilft, sie in späteren Semestern peu à peu anzuwenden.

Gegen Ende des Studiums, bei der Vorbereitung der Abschlussarbeit, entsteht eine neue Situation. Studierende müssen reflektieren, was sie in den vergangenen Semestern gelernt haben. Viele wünschten sich dann, sie hätten kontinuierlich Notizen gemacht zu Ideen, die ihnen in verschiedenen Modulen gekommen sind. Mit systematischem Notizmanagement hätten sie auf Knopfdruck eine Zusammenstellung potenzieller Themen für die Abschlussarbeit.

Technische Umsetzung und Verbreitungsstrategien

Die Handreichung liegt aktuell als PDF vor und soll im November 2024 auf Zenodo veröffentlicht werden. Den Referenten ist bewusst, dass ein 50-seitiges PDF nicht das ideale Format ist, um Studierende zu erreichen. Sie sehen dies aber als ersten Schritt, um die Inhalte überhaupt zusammenzutragen und in einer sinnvollen Struktur zu organisieren.

Für die Zukunft werden verschiedene Formate diskutiert. Eine Wiki-Struktur, die browserbasiert funktioniert, wäre attraktiv für den punktuellen Zugriff. Sie würde ermöglichen, direkt auf einzelne Kapitel zu verlinken, etwa in der Beratung von Studierenden. Das neu entstehende GfWM-Wiki könnte ein geeigneter Ort für eine solche Aufbereitung sein.

Bezüglich der grafischen Gestaltung stellte sich die Frage, ob es von der GfWM ein Corporate Design für solche Dokumente gibt. Die Handreichung sieht in der aktuellen Version noch nicht besonders ansprechend aus. Eine professionellere Gestaltung könnte die Akzeptanz erhöhen.

Auch interaktivere Formate wurden angedacht. Eine Mindmap könnte einen schnellen Überblick über die Themenfelder bieten, von der aus man per Klick auf Unterseiten gelangt. Dies würde den Einstieg erleichtern und den modularen Charakter der Handreichung unterstreichen.

In der Diskussion kam der – nicht ganz ernst gemeinte – Vorschlag auf, einen TikTok-Channel zu erstellen und jedes Modul in drei kurzen Videos aufzubereiten, um die jungen Studierenden zu erreichen. Dies erwies sich jedoch mit den verfügbaren Ressourcen als nicht praktikabel.

Realistischer ist die schrittweise Verbreitung über persönliche Netzwerke. Mitglieder der Fachgruppe sind in graduierten Schulen, in der Lehre und in Workshops aktiv und können die Handreichung dort vorstellen und Feedback sammeln. Eine Mitarbeiterin plant beispielsweise, die Handreichung im November in einem Vorlesungsblock an der DHBW einzusetzen und dort die Perspektive von Fachhochschul-Studierenden einzuholen.

Die Herausforderung der Reichweite wurde offen diskutiert. Die GfWM ist traditionell nicht die Fachgesellschaft, die an allen Hochschulen bekannt und vertreten ist. Viele Angebote zum wissenschaftlichen Arbeiten – seien es Kurse der Bibliotheken, Schlüsselqualifikations-Module oder Workshops – stehen vor dem Problem, dass sie oft nicht diejenigen erreichen, die sie am dringendsten bräuchten. Studierende, die bereits kompetent sind, nutzen solche Angebote zur Optimierung. Studierende, denen die Grundlagen fehlen, nehmen sie oft nicht wahr.

Die Referenten betonten, dass es sinnvoll sein könnte, wenn es einfach mehr Angebote auf unterschiedlichen Niveaus gibt – vom Fachbuch bis hin zu Social-Media-Formaten. Je mehr Zugänge es zu diesen Themen gibt, desto höher ist die Chance, verschiedene Zielgruppen zu erreichen.

Herausforderungen bei der Vermittlung von Wissensmanagement-Kompetenzen

Eine grundlegende Herausforderung besteht darin, dass viele Kompetenzen im Hochschulbereich vorausgesetzt werden, ohne explizit vermittelt zu werden. Studierende sollen wissenschaftlich arbeiten können, aber die konkreten Techniken und Werkzeuge werden oft nicht systematisch gelehrt. In diese Lücke will die Handreichung vorstoßen.

Die Integration in Curricula ist problematisch. Kurse zum wissenschaftlichen Arbeiten sind häufig optional, werden nicht mit Credit Points angerechnet oder finden zu einem ungünstigen Zeitpunkt statt. Gleichzeitig werden solche Kurse oft erst später im Studium angeboten, nicht im ersten Semester, weil Studierende zunächst Erfahrung mit wissenschaftlichem Arbeiten sammeln müssen, bevor sie die Reflexion darüber sinnvoll nutzen können.

Ein wichtiger Aspekt ist die Unterscheidung zwischen theoretischem Wissen und praktischer Anwendung. Wissenschaftliches Arbeiten muss man tun, es muss praktisch erprobt werden. Themen einzugrenzen, Fragestellungen zu entwickeln – diese Kernkompetenzen können weder ein Skript noch eine Software abnehmen. Sie erfordern direkte Interaktion und Feedback von Dozierenden. Die Handreichung kann hier unterstützen, aber nicht ersetzen.

Die Toolkompetenz spielt eine zunehmende Rolle. Viele Studierende nutzen beispielsweise iPads mit Stift und Apps wie GoodNotes, Notability oder NoteShelf für ihre Notizen. Diese Apps bieten erweiterte Funktionen wie die Möglichkeit, Notizen untereinander zu verlinken. Doch viele Nutzende kennen diese erweiterten Funktionen gar nicht. Hier gibt es einen Gap zwischen IT-Kompetenz und Wissensmanagement-Kompetenz. Wenn die technische Kompetenz fehlt, können bestimmte Wissensmanagement-Praktiken nicht umgesetzt werden.

Die Frage stellte sich, ob die Handreichung auch solche technikspezifischen Schulungsaspekte abdecken sollte. Dies würde das Konzept allerdings erweitern und stärker in Richtung IT-Schulung verschieben. Andererseits hat Wissensmanagement immer eine IT-Komponente, wenn digitale Tools verwendet werden.

Ein aktueller Aspekt ist der Einfluss von Künstlicher Intelligenz. Es wurde berichtet, dass Erstsemester-Studierende zunehmend mit KI-Kenntnissen aus der Schule kommen und bereits intensiv Tools wie ChatGPT nutzen. Dies wirft die Frage auf, ob überhaupt noch klassische Notizen gemacht werden oder ob Studierende stattdessen KI-Assistenten nutzen, um sich Inhalte erklären zu lassen. Diese Entwicklung muss beobachtet werden, und die Handreichung muss möglicherweise entsprechend angepasst werden.

Die Diskussion um Datensouveränität und europäische Alternativen zu großen Tech-Plattformen wurde angerissen. Alle Entwicklungen in Richtung digitaler Souveränität in Europa erfordern es, Wissensmanagement neu zu denken und nicht ausschließlich auf amerikanische oder asiatische Plattformen zu setzen.

Fazit und Ausblick

Die Fachgruppe Wissens- und Innovationsmanagement in der Wissenschaft hat mit der Handreichung zum persönlichen Wissensmanagement einen wichtigen Beitrag zur Schließung einer Lücke in der Hochschulbildung geleistet. Die modulare Struktur mit einheitlichem Aufbau ermöglicht einen niedrigschwelligen, bedarfsorientierten Zugang zu relevanten Themen des Wissensmanagements im Studium.

Die Handreichung unterscheidet sich von bestehenden Angeboten durch ihre spezifische Zusammenstellung, die Fokussierung auf Open-Source-Tools, konkrete Tool-Empfehlungen und die Integration verschiedener Aspekte von der Literaturverwaltung über Notizmanagement bis zur Gruppenarbeit. Der Einsatz einer zugänglichen Sprache und die kompakte Form sollen die Nutzung erleichtern.

Gleichzeitig wurde in der Diskussion deutlich, dass noch Optimierungsbedarf besteht. Die Differenzierung nach Studienphasen und spezifischen Kontexten (Universität vs. Fachhochschule, verschiedene Disziplinen) könnte geschärft werden. Die Ergänzung um konkrete Use Cases und Good Practices würde den praktischen Nutzen erhöhen.

Offene Fragen:

• Wie kann die Handreichung verschiedene Studierendengenerationen und deren sich wandelnde Arbeitsweisen (insbesondere KI-Nutzung) berücksichtigen?
• Welches Format (PDF, Wiki, interaktive Website) ist optimal für die Zielgruppe?
• Wie können konkrete Good Practices von aktuell Studierenden authentisch integriert werden?
• Sollten toolspezifische Anleitungen (z.B. für iPad-Apps) Teil der Handreichung sein?
• Wie lässt sich die Handreichung in bestehende Curricula und Unterstützungsangebote von Hochschulen integrieren?

Handlungsempfehlungen:

• Feedback einholen: Gezieltes Feedback aus verschiedenen Hochschultypen (Universitäten, Fachhochschulen, DHBW) und Studienrichtungen sammeln, um die Handreichung zu verbessern
• Publikation vorbereiten: Die Handreichung im November 2024 auf Zenodo veröffentlichen und damit öffentlich zugänglich machen
• Alternative Formate prüfen: Die Integration in das GfWM-Wiki oder andere webbasierte Formate evaluieren, um bessere Zugänglichkeit und Verlinkbarkeit zu ermöglichen
• Use Cases sammeln: Konkrete Anwendungsfälle und Good Practices von Studierenden dokumentieren, beispielsweise durch Video-Tutorials oder Fallbeispiele
• Versionierung planen: Die Handreichung als lebendiges Dokument verstehen, das regelmäßig aktualisiert wird, um auf technologische Entwicklungen (insbesondere KI) reagieren zu können
• Verbreitung organisieren: Persönliche Netzwerke in graduierten Schulen, Lehre und Workshops nutzen, um die Handreichung bekannt zu machen
• Kooperationen aufbauen: Mit Universitätsbibliotheken, graduierten Schulen und anderen Akteuren in der Studierendenförderung zusammenarbeiten, um Reichweite zu erhöhen
• Zielgruppendifferenzierung: Spezifische Versionen oder Module für unterschiedliche Studienphasen entwickeln (Studienanfang, Abschlussarbeiten, Promotion)