ECM im Mittelstand

Mit der ganzheitlichen Strategie des Enterprise Content Management (ECM) werden alle Dokumente (einschließlich E-Mails und Mediadaten) eines Unternehmens verwaltet und organisiert. Durch den Einsatz geeigneter ECM-Werkzeuge erhalten Unternehmen zum Beispiel Unterstützung beim effizienten Erfassen, Ablegen und Wiederauffinden von Dokumenten, bei der Abwicklung dokumentenbasierter Prozesse sowie bei der Einhaltung rechtlicher Vorgaben, etwa zur revisionssicheren Archivierung.

Mittlerweile hat sich das Konzept des ECM in größeren Unternehmen etabliert. Wesentliche Treiber sind hier neben offensichtlichen Rationalisierungseffekten hohe Anforderungen an die Rechtssicherheit (Compliance) im Umgang mit Dokumenten. Für den Mittelstand ist diese Entwicklung noch nicht in gleichem Maße vorangeschritten.

Die Studie »ECM im Mittelstand« bietet anhand der Aussagen von über 800 mittelständischen Unternehmen eine Bestandsaufnahme der ECM-Praxis im Mittelstand. Im Vordergrund stehen Fragen zum Begriffsverständnis, zur Verbreitung, zu Nutzen und zu Kosten von ECM- Software ebenso wie zu zukünftigen Entwicklungen und Trends rund um ECM im Mittelstand.[1]

Kernaussagen

  • Das Begriffsverständnis von ECM ist im Mittelstand eher eng gefasst und orientiert sich am Kernbereich des Dokumentenmanagements. Gerade kleinere Unternehmen verbinden mit ECM vor allem die klassischen Bereiche »Archivierung« und »Dokumentenverwaltung«. Prozess- und kollaborationsbezogene Themen werden nur von rund der Hälfte der mittelständischen Unternehmen dem ECM zugeordnet.
  • Die Vielzahl englisch geprägter Fachbegriffe belastet die themenbezogene Kommunikation im Mittelstand gravierend. Nur ca. 20 Prozent der mittelständischen Unternehmen sind mit dem Begriff »Enterprise Content Management« vertraut.
  • Ca. 1/3 der mittelständischen Unternehmen setzt eine Standard-Software für Aufgaben des ECM ein. Die Verbreitung hängt aber in hohem Maße von der Unternehmensgröße ab: So nutzen bereits ca. 60 Prozent der größeren Mittelständler Standard-Software für ECM.
  • ECM zählt im Mittelstand noch eher zu den "jungen" Disziplinen: Installationen von ECM-Lösungen sind im Schnitt 6,2 Jahre alt.
  • Nur gut 40 Prozent der mittelständischen Unternehmen, die bereits Lösungen für ECM nutzen, setzen diese unternehmensweit ein. Die Potenziale eines einheitlichen, unternehmensweiten ECM werden demnach im Mittelstand bis dato noch kaum ausgeschöpft.
  • Wenn mittelständische Unternehmen eine ECM-Lösung einsetzen, dann wird diese durchschnittlich von 30,7 Mitarbeitern genutzt. Die Größe der ECM-Installation hängt aber sehr stark von der Unternehmensgröße ab: bei kleineren Mittelständlern nutzen nur ca. 15 Mitarbeiter, bei größeren gut 100.
  • Mittelständische Unternehmen mit Erfahrung im ECM bescheinigen ihrer Software einhellig einen relevanten Beitrag zur Steigerung der Effizienz in dokumentenbezogenen Prozessen (ca. 90 Prozent der Teilnehmer) sowie zur Verbesserung der Daten- und Rechtssicherheit im Umgang mit Dokumenten (75 Prozent).
  • Bei erheblichen Schwankungen von Installation zu Installation sind im Mittelstand für einen ECM-Arbeitsplatz ohne Hardware-Ausstattung durchschnittliche Anschaffungskosten von ca. 1.095 Euro und jährliche Kosten für Betriebsdienstleistungen in Höhe von ca. 212 Euro zu veranschlagen.
  • Rund 14,7 Prozent aller mittelständischen Unternehmen geben an, in naher Zukunft in ECM-Software investieren zu wollen (Erst-, Erweiterungs- und Ersatzinvestitionen). Bei größeren Mittelständlern liegt diese Quote sogar bei gut 20 Prozent.
  • Ca. 19 Prozent der Unternehmen ohne Erfahrung im Einsatz von ECM-Software planen in absehbarer Zeit ECM-Investitionen. Entsprechend ist von einem spürbaren Wachstum des mittelständischen Marktes für ECM-Software zu rechnen.
  • Wenn im Mittelstand ECM-Software angeschafft wird, dann stehen ein gutes Preis-/Leistungsverhältnis und günstige Betriebskosten ganz oben auf dem Wunschzettel. Darüber hinaus legt der Mittelstand großen Wert auf Bedienerfreundlichkeit, Flexibilität und Praktikabilität der Software.
  • Der Einsatz von ECM-Software im Mittelstand wird getrieben durch den Trend zur Elektronischen Akte bzw. die dynamische Aktenbildung sowie durch den elektronischen Rechnungsaustausch. Darüber hinaus schlagen sich auch in diesem Bereich Technologietrends wie eine stärkere rollen- bzw. kontextbasierte Benutzerführung bzw. die zunehmende Mobilität von ECM-Software nieder.

Einzelnachweise

  1. Bitkom: ECM im Mittelstand - Status Quo und Perspektiven für den Einsatz von Enterprise Content Management in Deutschland. 2015. URL: http://www.bitkom.org/files/documents/ECM_im_Mittelstand_2015.pdf.

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