Wiki zum Besprechungsmanagement

Ein Wiki kann sehr gut zur Organisation von Besprechungen verwendet werden. Die folgende Beschreibung geht zunächst von einer sehr einfachen Umsetzung aus. Je nach Fähigkeiten der Wikinutzer und Funktionen der Wiki-Software kann die Umsetzung komplexer gestaltet werden.

Vorgehensweise

1. Legen Sie eine Wiki-Seite mit einer Liste aller Regeltermine an (Beispiel: Vorlage:Regeltermine). Stellen Sie für jeden Regeltermin eine Kurzbeschreibung bereit. Die einzelnen Einträge der Liste können entweder auf eine separate Seite (eine Seite je Regeltermin) oder auf eine Kategorie zu jedem Regeltermin verweisen, unter der dann alle Protokolle zu finden sind.
2. Stellen Sie eine Vorlage zur Organisation einer Besprechung (Ankündigung, Teilnehmerverwaltung, Dokumentaion, Follow-up) bereit (Beispiel: Vorlage:Besprechung). Die Vorlage sollte enthalten:
   1. den Zweck der Besprechung.
   2. Organisatorisches, wie z.B. den Ort, die Zeit (Start und(!) Ende) und den Moderator.
   3. die Teilnehmerliste, idealerweise sollten die Einträge mit den Mitarbeiterprofilen der Teilnehmer verlinkt sein. Wenn kein anderes System (z.B. Outlook) für Anmeldungen verwendet wird, können sich Teilnehmer hier direkt eintragen.
   4. die Agenda der Besprechung (s.a. Wikipattern Agenda), inklusive einer geschätzten Dauer je Agendapunkt, damit der Moderator bei Bedarf eingreifen kann.
   5. eine Liste mit Entscheidungen, die in der Besprechung getroffen wurden, entweder direkt im Protokoll oder in einer separaten Entscheidungsliste.
   6. eine Liste der vereinbarten nächsten Schritte, entweder direkt im Wiki oder in einer separaten Aufgabenmanagement-Software.
3. Erstellen Sie eine Kurzanleitung für Besprechungsmoderatoren (maximal zwei Seiten mit Screenshots und Links).
4. Suchen Sie sich einen Pilot-Regeltermin aus, geben Sie dem Moderator eine Kurzschulung und begleiten Sie die ersten 3-5 Schulungen, bis Sie sicher sind, dass der Prozess für diese Besprechung selbstorganisiert funktioniert. Weiten Sie die gleiche Systematik dann auf weitere Besprechungen aus.

Tipps und Tricks

• Machen Sie den Leuten durch das Wiki weniger Arbeit, nicht mehr. Das Besprechungsmanagement im Wiki sollte E-Mail- und Dokument-Nutzung (und damit den Zeitaufwand) verringern.
• Lassen Sie den Protokollanten direkt im Wiki protokollieren, um die Zeit für die Nachbereitung einzusparen. Wenn Sie das Protokollieren auf einem Videobeamer zeigen, lernen alle Mitarbeiter direkt etwas über die Nutzung des Wikis.
• Verschicken Sie die Agenda nicht mehr per E-Mail, sondern schicken Sie nur noch einen Link auf die Wiki-Seite per E-Mail.
• Halten Sie die Entscheidungen und die nächsten Schritte (oder Aufgaben, die sich aus einer Besprechung ergenen) in einer separaten Liste fest, damit Sie nicht kontinuierlich durch alte Protokolle lesen müssen.