Virtueller Teamraum

Ein Projekt ist nach DIN 69901 ein Vorhaben, bei dem innerhalb einer definierten Zeitspanne ein definiertes Ziel erreicht werden soll, und das sich dadurch auszeichnet, dass es im Wesentlichen ein einmaliges Vorhaben ist. Das bedeutet, das der virtuelle Arbeitsplatz nur für die Laufzeit des Projekts verfügbar ist und danach geschlossen (=gelöscht) wird.

Rollen innerhalb der Projektgruppe

• Projektleiter
• Projektmitglied
• Projektkunde (bzw. Auftraggeber)

Bestandteile des virtuellen Arbeitsplatz

Standard-Bestandteile

• Projekt-Portal
• Funktionen
  • Projekt-Mitgliederliste: Liste aller Projekt-Mitglieder mit Rollen-Zuordnung und Kontaktinformationen (idealerweise mit Links zu Personen-Profilen der Projekt-Mitglieder).
  • Projekt-Kalender: Kalender mit allen wichtigen Projekt-Terminen und Projekt-Meilensteinen.
  • Projekt-Aufgabenliste: Liste aller Aufgaben, die im Rahmen des Projekts zur Erreichung der Projekt-Vision erledigt werden müssen.
  • Projekt-Maillingliste: Mailingliste, über die alle Projekt-Mitglieder von allen Projekt-Mitgliedern erreicht werden können.
  • Projekt-Weblog: dient als Logbuch des Projekts, um wichtige Ereignisse, Ideen, Protokolle, Probleme, Entscheidungen, Informationen etc. festhalten zu können.
  • Projekt-Wiki: Wiki in dem alle Projekt-Mitglieder Lese- und Schreibberechtigung haben.
  • Projekt-Dokumenten-Bibliothek: strukturierte Sammlung von Projekt-Dokumenten.
• Inhalte
  • Projekt-Konventionen: Festlegung der gesamten Projektorganisation (z.B. Regeltermine, Eskalationsmechanismen, Dokumentbenennungen)
  • Projekt-Mission- und -Vision-Statement: Beschreibung der Projekt-Mission und -Vision. Welchen Zweck hat das Projekt (Mission)? Wie sieht es aus, wenn das Projekt beendet ist (Vision)?
  • Projekt-Wissenslandkarte: Liste oder Hierarchie aller Wissensgebiete, die für das Projekt relevant sind. Idealerweise mit Links in die Wissensbasis der Organisation.
  • Projekt-Quicklinks: wichtigste Webblinks, auf die die Projekt-Mitglieder oft zugreifen müssen (z.B. ERP-System, spezielle Applikationen).
  • Projekt-Rollenbeschreibungen: Dokumentation der Verantwortlichkeiten und Aufgaben der festgelegten Rollen.
  • Projekt-Plan: enthält alle Termine und Meilensteine eines Projekts als Liste oder Netzplan.
  • Projekt-Kommunikationsplan: beantwortet die Frage "Was (Message) wird wann über welchen Kanal (Channel) an wen (Audience) kommuniziert?"
  • Projekt-Stakeholderliste: listet alle Personen außerhalb der Projektgruppe, die betroffen sind.
  • Projekt-Fotoalbum: da auch ein Projekt nicht nur aus sachlichen Details besteht, sondern auch das emotionale wichtig ist, können in das Projekt-Fotoalbum Bilder mit Eindrücken von der Projektarbeit gestellt werden.
  • Projekt-Glossar: Liste mit Begriffen und deren Definition (evtl. auch Übersetzung oder anderen Informationen).
  • Prozessbeschreibungen relevanter Prozesse (z.B. Produkt-Entstehungs-Prozess)

Optionale-Bestandteile

• Projekt-Weblinks: Weblinks ins Intranet oder Internet, die für die Projekt-Mitglieder relevant sind.
• Öffentliches Projekt-Portal: Portal über das Außenstehende über das Projekt informiert werden können (wichtig z.B. bei Veränderungsprojekten, bei denen sehr viel mehr Mitarbeiter betroffen sind als nur die Projekt-Mitglieder).
• [bei Verwendung von Scrum]: Product-Backlog
• [bei Verwendung von Scrum]: Impediment-Backlog
• [bei Verwendung von Scrum]: Rolle: Scrum Master
• [bei Verwendung von Scrum]: Rolle: Product Owner

Umsetzungsbeispiele

• Virtueller Arbeitsplatz für Projektgruppen mit MOSS
• Virtueller Arbeitsplatz für Projektgruppen mit e-Room
• Virtueller Arbeitsplatz für Projektgruppen mit Google Groups
• Virtueller Arbeitsplatz für Projektgruppen mit Yahoo Groups

Literatur

• Knowledge Management for Teams and Projects.
• Projekte erfolgreich managen.
• Kommunikationsplan