Virtuelle Besprechungen und Veranstaltungen: Unterschied zwischen den Versionen

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Aufgrund der '''Corona-Pandemie''' gibt es wegen Ansteckungsgefahr in vielen Organisationen und Unternehmen aktuell die Anordnung, kein Präsenzveranstaltungen und -besprechungen mehr durchzuführen. Außerdem werden '''Trainings''', '''Workshops''', '''Konferenzen''' und '''Messen''' vielfach '''abgesagt'''. Wir haben bei Cogneon gerade eine riesige Anfrage nach dem Umstieg '''von Face-2-Face- auf virtuelle Formate'''.
 
Aufgrund der '''Corona-Pandemie''' gibt es wegen Ansteckungsgefahr in vielen Organisationen und Unternehmen aktuell die Anordnung, kein Präsenzveranstaltungen und -besprechungen mehr durchzuführen. Außerdem werden '''Trainings''', '''Workshops''', '''Konferenzen''' und '''Messen''' vielfach '''abgesagt'''. Wir haben bei Cogneon gerade eine riesige Anfrage nach dem Umstieg '''von Face-2-Face- auf virtuelle Formate'''.
  
''Quicklinks: [https://www.rki.de/DE/Content/InfAZ/N/Neuartiges_Coronavirus/nCoV_node.html RKI COVID-19], [https://www.zeit.de/wissen/gesundheit/2020-03/coronavirus-deutschland-infektionen-faelle-verbreitung-epidemie-karte ZEIT Infektionskarte], [https://www.ndr.de/nachrichten/info/podcast4684.html NDR Podcast]''
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''Quicklinks: [https://www.rki.de/DE/Content/InfAZ/N/Neuartiges_Coronavirus/nCoV_node.html RKI COVID-19], [https://www.zeit.de/wissen/gesundheit/2020-03/coronavirus-deutschland-infektionen-faelle-verbreitung-epidemie-karte ZEIT Infektionskarte], [https://www.ndr.de/nachrichten/info/podcast4684.html NDR Podcast], [https://experience.arcgis.com/experience/478220a4c454480e823b17327b2bf1d4 RKI Dashboard], [https://gisanddata.maps.arcgis.com/apps/opsdashboard/index.html#/bda7594740fd40299423467b48e9ecf6 JHU Dashboard]''
  
 
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# '''Webkonferenz''' mit [[Hangout Meet]] - das Webkonferenz-Tool von Google (wegen COVID-19 [https://cloud.google.com/blog/products/g-suite/helping-businesses-and-schools-stay-connected-in-response-to-coronavirus kostenlose Version] verfügbar)
 
# '''Webkonferenz''' mit [[Hangout Meet]] - das Webkonferenz-Tool von Google (wegen COVID-19 [https://cloud.google.com/blog/products/g-suite/helping-businesses-and-schools-stay-connected-in-response-to-coronavirus kostenlose Version] verfügbar)
 
# '''Webkonferenz''' mit [[WebEx]] - das Webkonferenz-Tool von Cisco (wegen COVID-19 [https://help.webex.com/en-us/n80v1rcb/Cisco-Webex-Available-Free-in-These-Countries-COVID-19-Response kostenlose Version] verfügbar)
 
# '''Webkonferenz''' mit [[WebEx]] - das Webkonferenz-Tool von Cisco (wegen COVID-19 [https://help.webex.com/en-us/n80v1rcb/Cisco-Webex-Available-Free-in-These-Countries-COVID-19-Response kostenlose Version] verfügbar)
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# '''Webkonferenz''' mit [[Jitsi Meet]] - ein WebRTC-basiertes Audio- und Videokonferenz-Tool
 
# '''Chat-Gruppen''' in [https://telegram.org/ Telegram], damit verteilte Teams ihre sozialen Kontakte und den Austausch an der Kaffeemaschine nicht verlieren
 
# '''Chat-Gruppen''' in [https://telegram.org/ Telegram], damit verteilte Teams ihre sozialen Kontakte und den Austausch an der Kaffeemaschine nicht verlieren
 
# '''Livestream''' mit [[Teams (Microsoft)|Microsoft Teams]] ([https://docs.microsoft.com/de-de/microsoftteams/teams-live-events/what-are-teams-live-events Howto]), [[Yammer]] ([https://docs.microsoft.com/de-de/yammer/manage-yammer-groups/yammer-live-events Howto]) oder Microsoft Stream ([https://docs.microsoft.com/de-de/stream/live-event-overview Howto]) - Livestreams an bis zu 10.000 Personen sind möglich; in Kombination mit Yammer sind Livestream und Diskussion/Chat im Browser Seite an Seite möglich
 
# '''Livestream''' mit [[Teams (Microsoft)|Microsoft Teams]] ([https://docs.microsoft.com/de-de/microsoftteams/teams-live-events/what-are-teams-live-events Howto]), [[Yammer]] ([https://docs.microsoft.com/de-de/yammer/manage-yammer-groups/yammer-live-events Howto]) oder Microsoft Stream ([https://docs.microsoft.com/de-de/stream/live-event-overview Howto]) - Livestreams an bis zu 10.000 Personen sind möglich; in Kombination mit Yammer sind Livestream und Diskussion/Chat im Browser Seite an Seite möglich

Version vom 22. März 2020, 08:40 Uhr

Aufgrund der Corona-Pandemie gibt es wegen Ansteckungsgefahr in vielen Organisationen und Unternehmen aktuell die Anordnung, kein Präsenzveranstaltungen und -besprechungen mehr durchzuführen. Außerdem werden Trainings, Workshops, Konferenzen und Messen vielfach abgesagt. Wir haben bei Cogneon gerade eine riesige Anfrage nach dem Umstieg von Face-2-Face- auf virtuelle Formate.

Quicklinks: RKI COVID-19, ZEIT Infektionskarte, NDR Podcast, RKI Dashboard, JHU Dashboard

Embrace-virtual-events.jpg

Daher sammeln wir auf dieser Seite Ideen, Tipps, Tricks, Anleitungen und Beispiele, wie man virtuelle Zusammenarbeit in Besprechungen und Veranstaltungen durchführen kann. Die notwendigen Tools wie Microsoft Teams, Zoom, WebEx & Co. sind vielfach vorhanden, aber das Know-how für die Umsetzung nicht. Neben den Informationen auf dieser Wiki-Seite haben wir eine Kategorie Virtuelle Zusammenarbeit und einen Kanal #coronavirus auf unserem Chat-Server "Academy: Everywhere" eingerichtet, in dem ihr euch unkompliziert über Erfahrungen und Idee austauschen könnt. Auf Academy: Everywhere gibt es zusätzlich jeden Werktag von 12:00-13:00 Uhr ein #DigiBrownBag zu informellen Austausch (s.a. Blog dazu).


Community CONNECT »


Chat-Server Academy: Everywhere »


Wer Unterstütztung braucht, z.B. in virtuellen Beratungsgesprächen oder virtuellen Halb- bzw. Ganztages-Workshops kann gerne Kontakt mit uns aufnehmen (in diesem Blog haben wir einige Ideen für Unterstützungsmöglichkeiten durch uns zusammengestellt):


Kontakt »

Das Problem virtueller Formate

Bei aller Ernsthaftigkeit der Situation, die Probleme vieler virtueller Formate mit einem Augenzwinkern:

Webinar "A Crash Course in Remote Management"

Automattic hat Blog die Aufzeichnung des "Crash Course in Remote Management" bereitgestellt:

Empfehlungen für virtuelle Teams

Etwas ernsthafter werden Situation, Probleme und Empfehlungen im Report Virtual Teams Survey Report 2016 (PDF) mit dem Untertitel "Trends in Global Virtual Teams" gegeben. Auf Seite 5 befinden sich die Key Findings, Seite 6 listet 9 konkrete Empfehlungen (werden wir noch auf Deutsch übersetzen):

  1. Team charter: Create structures and guidelines for team interaction. This is crucial and should be one of the first activities of the team. Since culture has an impact on team behavior, it’s important to discuss and establish operating rules—especially for activities such as how meeting times are scheduled, the decision- making process, expectations about participation and debate, and methods for expressing disagreements.
  2. Agenda: Create an agenda beforehand. This provides the necessary time for people to formulate their thoughts and questions.
  3. Summary notes: Distribute a short recap after each meeting so that everyone understands what occurred.
  4. Time-zone rotation: Vary the time of virtual meetings to accommodate the schedules of participants in each of the different time zones. This more fairly spreads the difficulty and inconvenience of attending.
  5. Trust: The importance of trust cannot be overstated. It is built by members adhering to their commitments and investing in relationships with other team members.
  6. Relationships: Take time to develop relationships. Allow time to share some personal information such as hobbies, vacations, etc. to find commonalities and areas in which you share interests.
  7. Participation: Be sure everyone participates by soliciting opinions and polling participants. For those who are reluctant to contribute, consider using pre-meetings and taking specific subjects offline, as appropriate.
  8. Language difficulties: Since accents remain a big challenge, be sure to maintain an environment where people can ask for clarification. Circulating summary meeting notes is always helpful.
  9. Offline discussions: Feel free to set aside particularly challenging situations and negative feedback for a separate, private discussion, at which time it can be addressed more appropriately.

Beispiele - Virtuelles Arbeiten

  • Zapier - amerikanisches IT-Unternehmen, das mit 200 Mitarbeiter*innen vollständig verteilt arbeitet. CEO Wade Foster hat die Erfahrungen im Ultimate Guide to Remote Working zusammengefasst und veröffentlicht.
  • Automattic - amerikanisches IT-Unternehmen (Macher von Wordpress), die 2017 ihr letztes Büro geschlossen haben und vollständig verteilt arbeiten. CEO Matt Mullenweg schreibt und spricht im Distributed Blog und Podcast über die Erfahrungen. Im Buch A Year Without Pants wird die Geschichte gut beschrieben. Autor Scott Berkun war dazu auch schon im Distributed Podcast und hat zusätzlich einen Vortrag bei Google Talks gehalten:


Beispiele - Virtuelle Veranstaltungen

Hinweis: wenn ihr weitere gute Beispiele kennt, gerne in CONNECT kommentieren, wir ergänzen die dann hier.

Tools für virtuelle Zusammenarbeit

Software und Apps

  1. Webkonferenz mit Microsoft Teams - Plattform für die Chat-basierte E-Collaboration in Office 365 (wegen COVID-19 kostenlose Version verfügbar)
  2. Webkonferenz mit Zoom - Videokonferenz, verschiedene Preisstufen (kostenlos bis 40 Minuten und 100 Teilnehmer*innen, mit Option "Large Meetings" sind bis zu 500 Teilnehmer möglich), Breakout-Räume innerhal einer Webkonferenz möglich (Howto)
  3. Webkonferenz mit Hangout Meet - das Webkonferenz-Tool von Google (wegen COVID-19 kostenlose Version verfügbar)
  4. Webkonferenz mit WebEx - das Webkonferenz-Tool von Cisco (wegen COVID-19 kostenlose Version verfügbar)
  5. Webkonferenz mit Jitsi Meet - ein WebRTC-basiertes Audio- und Videokonferenz-Tool
  6. Chat-Gruppen in Telegram, damit verteilte Teams ihre sozialen Kontakte und den Austausch an der Kaffeemaschine nicht verlieren
  7. Livestream mit Microsoft Teams (Howto), Yammer (Howto) oder Microsoft Stream (Howto) - Livestreams an bis zu 10.000 Personen sind möglich; in Kombination mit Yammer sind Livestream und Diskussion/Chat im Browser Seite an Seite möglich
  8. Livestream mit YouTube Live (HowTo), den Stream kann man z.B. per Open Broadcast Studio zu YouTube schicken
  9. Synchrone Dokumentation mit ZUMpad - Erstellung sog. Etherpads, in denen man zeitgleich und ohne Login Texte erstellen und bearbeiten kann
  10. Interaktion mit Mentimeter - Fragen und Antworten, Wordclouds, Bewertungen etc. in virtuellen Veranstaltungen
  11. Interaktion mit Slido - Fragen und Antworten in virtuellen Veranstaltungen
  12. Brainstorming und Whiteboard mit Microsoft Whiteboard - im Microsoft Store, auch als App (besonders gut auf iPad Pro oder Surface Pro mit Stift) oder auf dem Surface Hub
  13. Brainstorming und Whiteboard mit Mural
  14. Brainstorming und Whiteboard mit Conceptboard

Hardware

  1. USB-Webkonferenz-Anlagen, um auch in größeren Gruppen in Webkonferenzen gute Bild- und Tonqualität zu haben (Unsere Tipp: Logitech Group, für größere Räume/Gruppen ggf. mit Erweiterungs-Mikrofonen)
  2. USB-Webcam mit Stativgewinde, um den Kamerawinkel individuell einstellen zu können (Unser Tipp: Logitech C920 HD Pro mit Stativ Manfrotto Sativ Nano und Kugelkopf Cullmann CB3.1).
  3. USB-Lavalier-Mikrofon für sauberen Ton in Aufzeichnungn, Vorträgen, Trainings (Unser Tipp: Gyvazla Clip On Mic
  4. USB- oder Bluetooth-Headsets für gute Audio-Qualität in Webkonferenzen (Unser Tipp: Jabra Evolve 65)
  5. USB- oder Bluetooth-Freisprech-Einrichtung, um auch bei mehreren Personen eine gute Audio-Qualität zu haben (unser Tipp: Jabra Speak 510)
  6. USB-Mischpult, um z.B. Musik in Meetings und Veranstaltungen einspielen zu können (Unser Tipp: Yamaha AG 03 oder Yamaha AG 06).
  7. Camcorder mit HDMI- oder SDI-Ausgang, um qualitativ hochwertige Aufzeichnungen zu machen
  8. Funkstrecke um bei Vorträgen, Meetups, Schulungen etc. guten Ton für Kamera oder Mischpult zu haben (unsere Tipps: RodeLink Filmmaker Kit, Rode Wireless Go, Sennheiser XSW Dual)
  9. HDMI-USB-Konverter, um Audio-/Video-Signale von Camcordern in Webkonferenzen einspeisen zu können (Unser Tipp: Elgato Cam Link)
  10. Grafiktablett als Ersatz für die gemeinsamen Zeichnungen an Flipchart oder Whiteboard (Unser Tipp: Wacom One oder iPad Pro mit Stift z.B. mit Microsoft Whiteboard)

Siehe auch

Weblinks

Literatur