Lessons Learned mit dem RISE-Prozess bei Airbus

Airbus hat neben dem ExTra-Prozess (basierend auf einem Expert Debriefing) noch eine weitere firmeninterne Methode des Wissensmanagements entwickelt, die RISE-Anwendung. Dabei handelt es sich um die strukturierte Erfassung von Lessons Learned.

Situations- und Problembeschreibung

"Ab dem Jahr 2000 sollten Praxisgemeinschaften im Airbus Engineering über organisatorische und räumliche Grenzen hinaus die Möglichkeit gegeben werden, Erfahrungswissen zu sammeln und strukturiert abzulegen, zu validieren und wiederzugeben. Zielsetzung dabei war und ist das Vermeiden wiederkehrender Fehler und das Teilen von Best Practices. Da in einer Marktstudie keine geeignete Softwarelösung gefunden werden konnte, wurde in Eigenregie eine Webanwendung entwickelt, das Engineering Book of Knowledge (EBoK). Es basierte auf der damals noch neuen Java 2 Enterprise Edition Technologie (J2EE) von Sun".

Zweck und Ziele

RISE ist eine Anwendung, die sich stark am Lessons Learned Ansatz orientiert. Die Verschriftlichung von Erfahrungen erfordert immer einen gewissen Zeitaufwand, und birgt zudem das Risiko, das dass Dokument nicht gelesen, oder beim lesen nicht verstanden wird. Um dem möglichst Vorzubeugen ist der Umfang eines solchen Dokuments auf 1-2 Seiten beschränkt. In diesem Rahmen sollen positive und negative Erfahrungen geschildert werden (Hintergründe, Ursachen, Maßnahmen und Empfehlungen für die Zukunft). "Der RISE Prozess basiert auf de Erkenntnis, dass das Dokumentieren aber auch die Umsetzung von Erfahrungen nicht selbstgesteuert ablaufen, sondern Anleitung und konkreter Verantwortlichkeit bedürfen. Gleichzeitig müssen einfach Review-Verfahren sicherstellen, dass die dokumentierten Erfahrungen verständlich, aber nicht trivial sind"

Vorgehensweise

Der RISE Lessons Learnt Ansatz umfasst 3 Module, die einzeln oder in Kombination anzuwenden sind:

• Der Lessons Learnt Ansatz definiert Verantwortlichkeiten, um Lessons Learnt systematisch zu erfassen bzw. umzusetzen
• In Lessons Learnt Workshops werden die kritischen Erfahrungen im Team gesammelt, diskutiert und dokumentiert
• Weitere Maßnahmen, wie Trainings, vermitteln neue Arbeitsweisen und integrieren Lessons Learnt in die Unternehmenskultur

Dabei erfordert die Verschriftlichung von Erfahrungen immer einen gewissen Zeitaufwand, und birgt zudem das Risiko, dass das Dokument nicht gelesen, oder beim lesen nicht verstanden wird. Um dem möglichst Vorzubeugen ist der Umfang eines solchen Dokuments auf 1-2 Seiten beschränkt. In diesem Rahmen sollen positive und negative Erfahrungen geschildert werden. Der Inhalt sollte sich grob an den folgenden Punkten orientieren:

• Hintergründe und Ursachen
• Projektabschnitte und Herausforderungen (wesentliche Schritte, kritische Ereignisse, Hürden, Besonderheiten)
• Bewährte Lösungen (Erfolgsgeheimnisse und Lösungen)
• Optimierungspotential (Maßnahmen und Empfehlungen für die Zukunft, Verbesserungsvorschläge)

Die Lessons-Learned Template sieht dabei wie folgt aus:

1. Titel (relevant, prägnant, eindeutig)
2. Descriptions (Autor, Datum etc.)
3. Subject & Context (Beschreibung der Situation, Umstände, Rahmenbedingungen)
4. Applied Solutions 5. Recommendation (Wie kann die Situation vermieden werden? Was kann verbessert werden?).

In der RISE-Darstellung ist die Gliederung

1. RISE Card Identification
2. Classifications
3. Content
4. References

Ergebnisse

Folgende Erfolgsfaktoren haben sich ergeben:

• Umsetzung & Nutzen müssen für die Teilnehmer erkennbar sein
• Ressourcenplanung
• Commitment der Vorgesetzten und Teilnehmer
• Der Blick nach vorn
• Definition von Aktionen und Präsentation der Ergebnisse
• Moderation, offene Atmosphäre & Vertraulichkeit (z.B. auch informelle Gespräche, Kaminabende)
• Gemeinsame Diskussion und Erstellung von LL im Workshop
• Einbettung in die Arbeitsroutine und Zielvereinbarung
• Interaktion & Einbeziehung von Wissensempfängern.

Lessons Learned

Was kann aus der Vorgehensweise (den Handlungen) gelernt werden? Welche Fehler hätten vermeiden werden können? Welche Dinge sind besonders gut gelaufen? Welche Praktischen Tipps gibt es? Welche Barrieren gab es und wie wurde damit umgegangen? Was kann in Bezug auf den Zweck und die Ziele gelernt werden? ...

• ...

Ausblick

"Zu Beginn des Deployments lag der Fokus zunächst auf der RISE Software in Verbindung mit Einzelmaßnahmen. Steigende Nutzerzahlen, zunehmende Qualität der Lessons Learnt und erste Erfolgsbeispiele ebneten den Weg zu nachhaltigen Maßnahmen und Lessons-Learnt-Kampagnen, die durch übergreifende Policies und jährliche Roadmaps fortgeführt werden. Mittlerweile sind die RISE Softwareanwendungen sowie die Lessons-Learnt-Methodik in vielen Bereichen des Unternehmens etabliert. Schlüssel hierzu war die Standardisierung beider Aspekte - Methodik wie IT-Tool - bei gleichzeitiger innovativer Umsetzung kritischer Anwenderbedürfnisse. Nur so konnte die Anwendung in die Tiefe der Airbus-Organisation getragen werden und messbare Erfolge zeigen. Neben den Zugriffszahlen konnte der Nutzen auch monetär nachgewiesen werden, z.B. durch Kostenersparnis im Vergleich zu vorhergehenden Projekten. Die Umsetzung der Erfahrung in den neuen Programmen erforderte aber weiterhin aktive Knowledge Broker und intensive Kommunikation. Eine Integration in Qualitätsmanagement- oder Lean-Prozesse bietet vielversprechende Potentiale"

Weiterführende Materialien

z. B. Vorträge, Leitfäden, Dissertationen, Infos für Mitarbeiter, Bücher …

• ...

Siehe auch

• Airbus Deutschland GmbH