Expert Debriefing
Vor die Aufgabe gestellt, wie man in nur 20 Tagen (das ist nicht einmal ein vollständiger Monatszyklus) eine möglichst gute Übergabe hinbekommt, hat Dave Snowden folgende Tipps für uns, die von Stefan Weiss übersetzt und ein wenig ergänzt wurden:
- Besorg Dir einen digitalen Kassettenrekorder und schneide alle Gespräche mit. Wenn Du dir nur Notizen machst, gehen Dir die wichtigen "schwachen Signale" verloren. In sechs Monaten wird Du dir sonst denken, "da war doch was - ich weiß nur nicht mehr was".
- Schreibe am Ende eines jeden Tages nicht den Inhalt des Bands ab, sondern teile es zunächst in logische Einheiten und mache Dir kurze Notizen dazu, z.B. "das jährliche Budget-Drama". Gerade genug um Deine Erinnerung zu stützen, jedoch nicht mehr als eine Zeile.
- Formuliere, als Teil dieser täglichen Zusammenfassung, Fragen, die Du am nächsten Tag stellen willst.
Führe strukturiere Interviews zum "Rhythmus" des Jobs durch: Was ist täglich, wöchentlich, monatlich zu erledigen. Leute arbeiten normalerweise in Kalenderzyklen. Wenn man sie fragend durch diese Zyklen führt, unterstützt das die Erinnerung und man erfährt mehr.
- Erstelle eine Liste von "Leuten, die man kennen muss" und Hintergrundinformationen zu diesen. Versuche noch persönliche Treffen mit den Wichtigsten zu arrangieren, bei denen die Person, die ersetzt werden soll, anwesend ist. Bring sie dazu über die gemeinsam geleistete Arbeit zu reden - die besten Momente, die Schwierigsten, Lustiges oder Tragödien. In dem man sich auf die Extreme konzentriert, treten die normalen Dinge besser hervor.
- Bring die Person dazu, über wichtige Ereignisse während Ihrer Zeit im Unternehmen nachzudenken: Mit wem haben sie zusammen gearbeitet, was brachte die Dinge ins Laufen?
- Erstelle einen Plan des sozialen Netzwerks deines Vorgängers: An wen wandte er sich, wenn er Informationen brauchte, an wen, wenn er etwas nicht verstand, wem vertraute er, mit wem war die Beziehung hervorragend, mit wem problematisch? Gestalte diesen Plan als Diagramm (Leute in Kästen mit ein- und ausgehenden Pfeilen) und stelle Verbindungen zu Deinen Gesprächsmitschnitten her. Stelle sicher, dass Du zu allen Kontakten etwas zusammenträgst: was sie machen und warum sie es machen. Dies sind die Leute, die später Deine Lücken füllen werden - vorausgesetzt Du kennst sie und sie Dich.
- Im Rahmen des Netzplans frage die Leute auch nach ihren Wünschen. Vielleicht gibt es Kontakte, die Du als "der Neue" leichter herstellen kannst - was für eine einzigartige Gelegenheit.
- Halte Ausschau nach den "Stories" (Erfolge, Katastrophen, Lustiges, Peinliches, ...) und achte auf wiederkehrende Metaphern. Hier versteckt sich mehr Wissen über das Unternehmen als irgendwo sonst.
Graham Orange ergänzte, dass man zusätzlich zu den "normalen" Interviews und Gesprächsrunden kreativere Methoden, z.B. Brainstorming, anwenden könnte. Dieser Hinweis ist sehr wichtig, denn man vergisst leicht, dass man gerade unter Zeitdruck mit kreativen Methoden zu besseren Ergebnissen kommen kann, vorausgesetzt, diese werden beherrscht. Das mit dem Beherrschen gibt aber auch für ganz normale Meetings.
