Gkc25/Mini-Lernreise: Erkenntnisse des visuellen Innovierens für das Wissensmanagement

Diese Session vermittelt praxisnah, wie Visualisierung als Werkzeug für mehr Klarheit im Wissensmanagement und der Teamarbeit eingesetzt werden kann. Der Workshop basiert auf der Erkenntnis, dass jeder Mensch visualisieren kann, wenn es um Klarheit statt Kunst geht. Durch praktische Übungen und Gruppenarbeit entwickeln die Teilnehmenden Mut, eigene Bildvokabeln zu erstellen und eine gemeinsame visuelle Sprache im Team zu etablieren. Zentral ist dabei die Erkenntnis, dass Abstraktion der Schlüssel ist und dass Visualisierung immer in Kombination mit menschlicher Interaktion funktioniert.

Hauptthemen der Präsentation:

1. Grundlagen der Visualisierung als Kommunikationswerkzeug
2. Überwindung von Unsicherheit und Entwicklung von Mut
3. Das Konzept der Bildvokabeln und Abstraktion
4. Entwicklung einer eigenen Bildsprache im Team
5. Praktische Anwendung im Wissensmanagement
6. Zusammenarbeit und Diskussion als Erfolgsfaktoren

Grundlagen der Visualisierung als Kommunikationswerkzeug

Visualisierung dient im beruflichen Kontext primär der Schaffung von Klarheit, nicht der künstlerischen Darstellung. Diese Unterscheidung ist fundamental für den erfolgreichen Einsatz visueller Werkzeuge im Wissensmanagement und in der Teamkommunikation.

Die Referentin bringt ihre Expertise aus der Technischen Redaktion und Wissenskommunikation ein und betont, dass Visualisierung besonders wertvoll ist, um im Team mehr Klarheit zu schaffen. Durch visuelle Darstellungen werden oft unverhoffte Fragen und Unsicherheiten aufgedeckt, die in rein textbasierten Diskussionen verborgen bleiben würden.

Ein zentraler Aspekt ist, dass Visualisierung niemals isoliert vom Menschen funktioniert. Sobald man Visualisierung im Team oder in der Organisation einsetzt, kann dies nur in Verbindung mit Diskussion und menschlicher Interaktion wirksam werden. Es geht nicht darum, im stillen Kämmerlein perfekte Visualisierungen zu erstellen, sondern Visualisierung als Hilfsmittel und Stütze zu nutzen, um sich im Team weiterzubringen.

Durch visuelle Darstellungen wie einfache Prozessdarstellungen mit Männchen, Pfeilen und Fragezeichen entsteht ein anderer Fokus in Gesprächen. Teilnehmende reagieren oft mit Fragen wie “Wir kommen von da? Ich dachte, wir haben ganz anders geredet”, was zeigt, wie Visualisierung verborgene Missverständnisse aufdeckt.

Überwindung von Unsicherheit und Entwicklung von Mut

Der größte Blocker beim Einsatz von Visualisierung ist die eigene Unsicherheit. Viele Menschen haben Angst, dass ihre Zeichnungen hässlich werden, dass andere sie auslachen könnten oder dass sie nicht gut genug malen können. Diese Unsicherheit begleitet typischerweise Gedanken wie “Ich weiß nicht, ob das jetzt hässlich wird”, “Erkennt man das überhaupt?” oder “So gut wie du kann ich nicht malen, mach du mal lieber”.

Die erste große Erkenntnis im Umgang mit Visualisierung ist daher: Man muss eine Bildsprache für sich lernen. Dies ist ein Prozess, an den man sich herantasten muss, den man aber nicht aus dem Stegreif beherrschen kann. Der erste und wichtigste Schritt ist der Mut, die Dinge wirklich zu tun.

Aus einer guten Visualisierung macht vor allem der Mut, den Stift in die Hand zu nehmen und das visuell aufzubereiten, was gerade besprochen wird. Dies kann zunächst sehr einfach sein: ein Pfeil, drei Männchen mit einer Verbindung, eine Gedankensprechblase mit Fragezeichen, um zu zeigen “Wir standen hier, Prozess, da sind wir gerade, das ist die Entscheidung, vor der wir stehen”.

Bei der spontanen ersten Übung im Workshop zeigten sich beim Handzeichen nur vereinzelt Teilnehmende, die sich absolut sicher fühlten. Dies verdeutlicht, wie weit verbreitet die Unsicherheit ist. Gleichzeitig wurde in der Gruppenarbeit deutlich, dass die Zusammenarbeit hilft, diese Unsicherheit zu überwinden. Teilnehmende berichteten, dass sie anfangs auf dem Schlauch standen und wenig Ideen hatten, durch die Zusammenarbeit aber Ideen aufgegriffen und weiterentwickelt werden konnten.

Das Konzept der Bildvokabeln und Abstraktion

Das zentrale Credo lautet: Jeder Mensch kann visualisieren, denn es geht immer um Klarheit und nicht um Kunst. Viele verwechseln dies und denken, sie müssten möglichst schön malen können. Tatsächlich geht es aber um eine Bildsprache, die jeder lernen kann, ähnlich wie eine Fremdsprache.

Der Schlüssel zu guter Visualisierung ist Abstraktion. Auch wenn eine detailliertere Darstellung eines Menschen bereits abstrakt ist, lässt sie sich noch weiter vereinfachen. Es geht um simpelste Formen als Ausgangspunkt. Man muss nicht die tollsten Bildvokabeln erfinden oder irgendwie Anerkennung für besonders kunstvolle Darstellungen bekommen. Selbst in stark abstrahierter Form erkennt man noch einen Menschen und versteht die Bedeutung im Kontext des Gesprächs.

Eine Bildvokabel besteht immer aus zwei Komponenten: einem Bildteil (Symbol, simpelste Form) und einem Textteil darunter. Eine gute Bildsprache lebt von dieser Kombination. Man kommt nicht ganz ohne Text aus, weil die Formen bewusst simpel gehalten sind. In dieser Kombination von Bild und Wort lässt sich unglaublich viel mehr Klarheit schaffen als durch Worte allein.

Typische Beispiele für Bildvokabeln sind die Glühbirne für Ideen, eine Gedankenwolke, ein Auge für Beobachtung oder ein Männchen mit Pfeilen am Kopf für Gedankenvielfalt. Diese einfachen Symbole werden durch beschriftende Worte eindeutig und verständlich.

Entwicklung einer eigenen Bildsprache im Team

Es gibt keine One-Fits-All-Lösung für Visualisierung. Zwar existiert umfangreiche Literatur und viele Bücher zum Thema Bildvokabeln, etwa zu Sketchnoting oder von Bikablo, die auch als kuratierter Track auf der Veranstaltung präsent waren. Diese Ressourcen sind gute Inspirationsquellen, aber wenn man Visualisierung für sich selbst nutzbar machen möchte, braucht man eine eigene Sprache.

Diese eigene Bildsprache entwickelt man im Laufe der Zeit im Team für die spezifische Situation. Es geht darum, Dinge zu machen, auszuprobieren und Schritt für Schritt die eigene Bildsprache zu entwickeln. Die vorhandenen Bücher und Bildbibliotheken dienen als Vorlagen, aber es gibt eben nicht die eine passende Lösung für alle.

Die meisten Bildvokabelbücher sind universal angelegt und bieten Bildvokabeln für alles an – von Themenbereich X über Y bis hin zu allen möglichen Kontexten. Dies kann jedoch überfordernd sein, da man nicht weiß, was jetzt das Richtige ist und ob es passt. Ein alternativer Ansatz besteht darin, spezifische Bildsprachen für bestimmte Tätigkeitsbereiche zu entwickeln, etwa eine Bildsprache speziell fürs Innovieren oder fürs Wissensmanagement.

Um Visualisierung langfristig in der eigenen Arbeit nutzbar zu machen, braucht es eine Eigensprache, die funktioniert. Man kann und soll sich inspirieren lassen, aber um es wirklich wirksam zu machen, entwickelt man eine eigene persönliche Bildsprache für die spezifische Situation, das Team und die Organisation.

Auf die Frage, wie eine Bildsprache im Team entstehen kann, wenn nicht eine Person allein dafür zuständig ist, lautet die Antwort ganz einfach: Indem man die Dinge anfängt zu tun. Es geht darum, wirklich Dinge zu machen und auszuprobieren. Dabei ist es wichtig, sich gegenseitig zu inspirieren und möglichst vielfältige Quellen heranzuziehen. Je mehr man sich mit verschiedenen Ansätzen zur Visualisierung beschäftigt, verschiedene Quellen nutzt und schaut, wie andere es machen, desto besser funktioniert es im eigenen Team.

Man entwickelt sozusagen ein Auge dafür, wo coole Bildvokabeln zu finden sind, welche Aspekte spannend sind oder wo mit Hintergrundfarben gearbeitet wird. Diese Vielfalt zuzulassen und Inspiration aufzunehmen, ist entscheidend für die Entwicklung der eigenen Bildsprache.

Praktische Anwendung im Wissensmanagement

Die Teilnehmenden kamen aus verschiedenen Bereichen des Wissensmanagements und brachten unterschiedliche Herausforderungen mit. Ein typisches Beispiel war die Arbeit mit internationalen Studienbewerbungen, wo mit Confluence gearbeitet wird und die Seiten sehr textlastig sind. Der Versuch besteht darin, diese besser zu strukturieren. Vom Text kommt man nicht völlig weg, weil die Fakten gebraucht werden, aber es geht darum, klarer auf den ersten Blick erkennbar zu machen, wo was zu finden ist.

Andere Teilnehmende berichteten von der Erfahrung als Dozentin und Fachkoordinatorin für Qualitätsmanagement, wo Präsentationen und Skripte erstellt werden. Dort besteht das Interesse, nicht nur Schrift zu verwenden, sondern etwas einzufügen, wobei man sich etwas denken kann. Gleichzeitig muss man rechtliche Aspekte beachten, da man nicht einfach Bilder aus dem Internet verwenden darf.

Ein weiteres praktisches Beispiel betraf Schulungen, wo erkennbar wird, dass eine PowerPoint-Präsentation mit nur Text nicht so wahrgenommen wird wie eine mit Bildern oder praktischen Beispielen. Visuelle Darstellung wird einfach ganz anders aufgenommen.

Konkrete Anwendungsszenarien wurden in der Gruppenarbeit entwickelt. Ein Teilnehmer versuchte, einen Prozess aufzubauen, wie man Wissensmanagement beim Kunden angehen kann, mit Phasen wie Ideation, Design, Realization. Diese Prozessschritte mit Bildern zu belegen war das Ziel, wobei genau diese bildliche Darstellung noch gefehlt hatte.

Ein anderes Beispiel war der Transfer von einem alten Dokumentenmanagementsystem ins SharePoint, wo alle Dokumente aus dem alten System automatisch ins neue überführt werden sollten. Die Herausforderung dabei war, alle Dokumente gleich zu benennen, bevor sie automatisch transferiert werden können. Bei der Visualisierung stellte sich die Frage, wie man SharePoint darstellt, ohne einfach das SharePoint-Zeichen nachzumalen.

Bei konkreten Begriffen wie E-Learning entstanden Überlegungen: Learning könnte ein Buch sein oder eine Tafel, auf die jemand zeigt. Aber wie stellt man das “E” für “online” dar? Reicht ein E-Zeichen? Versteht man das mit dem E-Zeichen? Ist es ein Globus mit Verbindungen? Die Lösung war ein Männchen, das auf eine Tafel mit E-Zeichen zeigt, kombiniert mit dem Text “E-Learning”.

Zusammenarbeit und Diskussion als Erfolgsfaktoren

Die zentrale Erkenntnis aus allen praktischen Übungen war, dass Visualisierung nicht ohne das Team funktioniert. Wirklichen Mehrwert hat man durch Sprechen, Entwickeln und Visualisieren gleichzeitig und gemeinsam. In der Online-Gruppenarbeit wurde mehrfach betont, dass die Zusammenarbeit wirklich geholfen hat, weil anfängliche Ideenlosigkeit durch gemeinsames Weiterentwickeln überwunden werden konnte.

Eine wichtige Diskussion entstand um die Frage, ob Bildvokabeln in Organisationen frei definierbar sind oder nicht. Wie viel Abstimmung, Diskussion und Einigkeit braucht es im Plenum der Kolleginnen und Kollegen? Wer mischt sich ein? Darf man die Gedankenwolke benutzen oder ist es doch eher die Glühbirne? In einigen Organisationen, besonders in der Beratung für digitale Transformation im Automotive-Sektor, werden Icons regelrecht zerpflückt mit Kommentaren wie “Du kannst doch jetzt nicht die Rakete nehmen, die Rakete ist ja viel zu energiegeladen, nimm doch eher das Ausrufezeichen”.

Diese Detaildiskussionen können hinderlich sein, wenn man eigentlich nur eine optische Darstellung braucht. Gleichzeitig ist es wichtig, die Zielgruppe zu berücksichtigen. Bildvokabeln müssen selbstsprechend sein, und man weiß oft noch gar nicht, wer die Zielgruppe ist, wenn man eine Visualisierung erstellt. Die Diskussion zeigte, dass allgemeinverständliche Vokabeln wie die Glühbirne für Ideen durchaus ihre Berechtigung haben, weil sie anschlussfähig sind.

Ein interessanter Aspekt war die Frage, ob man Visualisierungen nicht besser gemeinsam mit allen Beteiligten entwickeln sollte, statt sie alleine auszudenken und dann zu präsentieren in der Hoffnung, alle würden sie super finden. Dieser partizipative Ansatz wurde als deutlich schlauer erkannt als der Ansatz, sich selbst etwas auszudenken, es im eigenen Verständnis zu entwickeln und dann zu präsentieren.

Die praktische Arbeit an verschiedenen Interpretationen von “Vielfalt” zeigte, wie unterschiedlich visuelle Darstellungen ausfallen können, wenn man aus verschiedenen Bereichen kommt. Die Erkenntnis war, dass es wirklich auf die Zielgruppe ankommt: Welche Zielgruppe würde was als Vielfalt erkennen?

Visualisierung kann auch als Poster funktionieren, das sowohl visuelle Elemente als auch Text enthält, sodass es gleichzeitig nicht langweilig ist, aber man es auch versteht. Ein Beispiel waren Fachprüfungen, bei denen große, farbige Poster mit Praxisbeispielen und Methoden erstellt wurden, die in drei Minuten erklärt werden mussten. Solche Formate mit Wissenslandkarten für Arbeitshistorie, Aufgaben und Wissensgebiete oder für Lessons Learned zeigten, dass man durch visuelle Darstellung Inhalte sofort versteht.

Fazit und Ausblick

Visualisierung ist ein mächtiges Werkzeug für mehr Klarheit im Wissensmanagement und in der Teamkommunikation, das jeder erlernen kann. Der entscheidende erste Schritt ist, den Mut zu fassen, es einfach zu versuchen, ohne Angst vor hässlichen oder unperfekten Ergebnissen. Es geht nicht um künstlerische Perfektion, sondern um Klarheit und Verständigung.

Die wichtigsten Erfolgsfaktoren sind Abstraktion auf simpelste Formen, die Kombination von Bildteil und Wortteil zu Bildvokabeln und vor allem die Entwicklung einer eigenen Bildsprache im Team. Diese entsteht nicht durch theoretisches Lernen, sondern durch praktisches Tun, Ausprobieren und gegenseitiges Inspirieren. Vorhandene Ressourcen wie Bildvokabelbücher dienen als Inspiration, ersetzen aber nicht die eigene, kontextspezifische Bildsprache.

Zentral ist die Erkenntnis, dass Visualisierung niemals isoliert funktioniert, sondern immer in Verbindung mit menschlicher Interaktion, Diskussion und gemeinsamer Weiterentwicklung. Die visuelle Darstellung ist ein Gesprächsangebot, das Raum für Komplexität lässt, indem es Diskussionen anregt und Missverständnisse aufdeckt.

Offene Fragen aus dem Beitrag:

• Was passiert mit einer etablierten Bildsprache, wenn Teammitglieder die Organisation verlassen?
• Wie findet man die Balance zwischen Vereinfachung durch Visualisierung und der Darstellung von Komplexität und Vielfalt?
• Wie viel Standardisierung und wie viel individuelle Freiheit braucht es bei Bildvokabeln in Organisationen?

Handlungsempfehlungen:

• Fang einfach an: Nimm den Stift in die Hand und probiere Visualisierung aus, ohne zu warten, bis du dich sicher fühlst
• Arbeite mit simpelsten Formen und abstrahiere konsequent, statt kunstvolle Darstellungen anzustreben
• Kombiniere immer Symbole mit Text, um Bildvokabeln eindeutig zu machen
• Entwickle deine eigene Bildsprache im Team durch regelmäßiges Ausprobieren und gegenseitiges Feedback
• Nutze vorhandene Ressourcen wie Bildvokabelbücher zur Inspiration, aber kopiere sie nicht einfach
• Visualisiere gemeinsam im Team, nicht isoliert im stillen Kämmerlein
• Lass Diskussionen über Visualisierungen zu, denn gerade diese schaffen Klarheit und decken Missverständnisse auf
• Entwickle ein Auge für gelungene Visualisierungen in deinem Umfeld und sammle Inspirationen
• Nutze Visualisierung als Gesprächsangebot und Werkzeug zur Weiterentwicklung, nicht als fertiges Endprodukt
• Übe regelmäßig, um Visualisierung vom Workshop in den Alltag zu übertragen