WissensTransferCamp 2024/wtc24-2-3-dueckert

Diese Session widmete sich der systematischen Sammlung von Erfahrungswerten und bewährten Praktiken im Expert Debriefing Prozess. Durch eine kollaborative Whiteboard-Session wurden Do’s und Don’ts identifiziert, die in zukünftige Versionen des LernOS Expert Debriefing Leitfadens einfließen sollen. Der Fokus lag auf der Erfassung praktischer Erfahrungen aus der Community, um den Referenzprozess kontinuierlich zu verbessern.

• Session Titel: Do's & Dont's im Expert Debriefing Referenzprozess
• Session Owner: Simon Dückert

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Hintergrund und Motivation für die Aktualisierung des Expert Debriefing Leitfadens

Die Session entstand aus dem Bedürfnis heraus, den LernOS Expert Debriefing Leitfaden nach zwei Jahren ohne Änderungen zu überarbeiten. Während andere LernOS Leitfäden regelmäßig alle halbe Jahre aktualisiert werden, war der Expert Debriefing Leitfaden längere Zeit unverändert geblieben.

Die Motivation für diese Sammlung basierte auf bewährten Praktiken aus früheren Expert-Debriefing-Moderatorinnen-Meetups, wo bereits erfolgreich Erfahrungswerte gesammelt wurden. Dabei ging es darum zu unterscheiden zwischen:

• Erfahrungen, die nur einzelne Personen gemacht haben
• Häufig auftretende Situationen, die von vielen Praktikern bestätigt werden können
• Wiederkehrende Herausforderungen, bei denen alle sagen: “Ja stimmt, genau, hatte ich auch schon dreimal”

Diese systematische Herangehensweise sollte sicherstellen, dass die Überarbeitung des Leitfadens auf einer breiten Erfahrungsbasis aufbaut und nicht nur auf Einzelmeinungen basiert.

Der Expert Debriefing Referenzprozess im Überblick

Der vorgestellte Referenzprozess gliedert sich in mehrere aufeinander aufbauende Phasen:

Phase 1: Erfahrungssammlung Der Prozess beginnt mit der systematischen Sammlung von Erfahrungen durch verschiedene Techniken:

• Good or Bad Experiences Methode
• Critical Incident Technique
• Lessons Learned Ansätze
• Story Ranking Verfahren

Phase 2: Maßnahmenableitung Aus den gesammelten Erfahrungen wird ein konkreter Maßnahmenplan abgeleitet. Dieser Plan definiert spezifische Aktionen zur Wissensbewahrung, die notwendig sind, um das Wissen sowohl der Organisation als auch den Nachfolgern zugänglich zu machen.

Phase 3: Feedback-Schleife Ein wichtiger Baustein ist die integrierte Feedback-Schleife. Mindestens der Vorgesetzte, gegebenenfalls auch Kollegen und Kolleginnen aus dem direkten Umfeld, können die entwickelte Wissenslernkarte reviewen. Sie können fehlende Aspekte identifizieren, zusätzliche Themen vorschlagen oder auf wichtige Punkte hinweisen, die noch interessant wären.

Phase 4: Umsetzung und Kontrolle Der Kernbereich des Prozesses fokussiert sich auf zwei zentrale Aspekte:

• Überprüfung der Vollständigkeit: Ist alles erledigt, bevor der Experte das Unternehmen verlässt?
• Organisationale Maßnahmen: Welche Schritte kann die Organisation unternehmen, um bestimmte Maßnahmen im Expert-Debriefing zu implementieren?

Diese strukturierte Herangehensweise gewährleistet, dass kritisches Wissen systematisch erfasst, dokumentiert und an die entsprechenden Nachfolger oder die Organisation weitergegeben wird.

Methodik der kollaborativen Erfahrungssammlung

Für die Sammlung der Do’s und Don’ts wurde eine strukturierte, dreiphasige Methodik angewendet:

Phase 1: Brainstorming (10 Minuten) In der ersten Phase hatten alle Teilnehmer 10 Minuten Zeit, ihre Erfahrungen und Erkenntnisse als Post-its auf einem digitalen Whiteboard zu sammeln. Die Struktur war dabei bewusst einfach gehalten:

• Eine Spalte für Do’s (bewährte Praktiken)
• Eine Spalte für Don’ts (zu vermeidende Praktiken)

Die Teilnehmer konnten ihre Punkte direkt als Post-it-Notizen erstellen, indem sie “N” drückten und ihre Erfahrungen in die Beschreibung schrieben.

Phase 2: Speed-Reading (5 Minuten) Nach der Sammelphase folgte eine fünfminütige Speed-Reading-Phase. Alle Teilnehmer gingen über sämtliche Post-its und verschafften sich einen Überblick über die gesammelten Inhalte. Dies ermöglichte es jedem, ein Gefühl für die Breite und Vielfalt der eingebrachten Erfahrungen zu entwickeln.

Phase 3: Demokratisches Voting (5 Minuten) Im letzten Schritt erhielt jeder Teilnehmer fünf Stimmen für ein demokratisches Voting-Verfahren. Die Regeln waren dabei:

• Jeder konnte seine fünf Stimmen frei verteilen
• Alle fünf Stimmen konnten auf ein einziges Post-it gesetzt werden (“All-in” Strategie)
• Die Stimmen konnten auch auf verschiedene Post-its verteilt werden
• Das Voting war geheim - während des Prozesses waren die bereits abgegebenen Stimmen nicht sichtbar

Diese Methodik stellte sicher, dass sowohl die Vielfalt der Erfahrungen erfasst als auch eine demokratische Priorisierung der wichtigsten Punkte erreicht wurde.

Technische Durchführung der Whiteboard-Session

Die technische Umsetzung erfolgte über ein digitales Whiteboard-Tool, das verschiedene Funktionalitäten bot:

Navigation und Bedienung:

• Zoom-Funktionen über Mausrad oder Touchpad
• Post-it Erstellung durch Drücken von “N”
• Größenanpassung der Post-its durch Ziehen an den Ecken
• Verschieben der Post-its an die gewünschte Position

Timer-Management: Für jede Phase wurde ein separater Timer verwendet, um sicherzustellen, dass andere parallele Sessions nicht gestört wurden. Der Timer war für alle Teilnehmer sichtbar und half bei der Strukturierung der verschiedenen Arbeitsphasen.

Voting-System: Das implementierte Voting-System funktionierte ähnlich wie bekannte Tools (verglichen mit “Tech Cloud”). Nach Abschluss des Votings wurde automatisch eine Rangliste erstellt, die die Post-its nach der Anzahl der erhaltenen Stimmen sortierte.

Technische Unterstützung: Bei technischen Schwierigkeiten konnten sich Teilnehmer jederzeit melden. Zusätzlich wurde die Möglichkeit geboten, die Mauszeiger aller Teilnehmer sichtbar zu machen, um bei Problemen besser helfen zu können.

Die Ergebnisse dieser systematischen Sammlung sollten direkt in die Überarbeitung des LernOS Expert Debriefing Leitfadens einfließen und als praktische Tipps und Tricks für zukünftige Anwender dienen.

Fazit und Ausblick

Die Session demonstrierte erfolgreich, wie durch strukturierte, kollaborative Methoden wertvolle Praxiserfahrungen systematisch gesammelt und priorisiert werden können. Die dreiphasige Herangehensweise - Brainstorming, Speed-Reading und demokratisches Voting - erwies sich als effektive Methode zur Erfassung und Bewertung von Community-Wissen.

Offene Fragen und zukünftige Entwicklungen:

• Wie können die gesammelten Do’s und Don’ts optimal in den bestehenden Leitfaden integriert werden?
• Welche Mechanismen sind notwendig, um zukünftig regelmäßigere Updates des Expert Debriefing Leitfadens sicherzustellen?
• Wie kann die Qualität und Vollständigkeit der Erfahrungssammlung weiter verbessert werden?

Handlungsempfehlungen:

Die Session endete mit dem klaren Auftrag, die gesammelten und priorisierten Erfahrungen als konkrete Verbesserungen in den LernOS Expert Debriefing Leitfaden einzuarbeiten. Die demokratisch ermittelten Top-Punkte sollten dabei prioritär behandelt werden, um sicherzustellen, dass die wichtigsten Erkenntnisse der Community Berücksichtigung finden.

Für zukünftige Aktualisierungen des Leitfadens wurde die Etablierung regelmäßiger Community-Feedback-Zyklen empfohlen, um eine kontinuierliche Verbesserung basierend auf praktischen Erfahrungen zu gewährleisten.