Persönliches Wissensmanagement (Seminar)/Mein Kategorien- und Ordnungssystem (PWM)

Ein Wissensarbeiter hat in der Regel mit vielen Informationen und Daten zu tun. Dazu gehören Informationen, die er von anderer Stelle (z.B. von Liefernaten, Kunden, Partner, Experten) erhält, und solche, die er selber erzeugt (z.B. Konzepte, Präsentationen, Visualisierungen). Oftmals sind diese Informationen nicht klar strukturiert (z.B. durch Workflows, Datenbanken), sondern liegen unstrukturiert vor (z.B. Office-Dokumente, Magazine, Kopien, Loseblattsammlungen, E-Mails, Links). Um darin nicht die Übersicht zu verlieren, sollten WissensarbeiterInnen sich ein Kategorisierungs- oder Ordnungssystem definieren. In einem Unternehmen ist es sinnvoll, ähnlich Systeme auf Ebene von persönlichen Ablagen, Abteilungsablagen und Unternehmensablage zu etablieren, um intuitives Navigieren zu ermöglichen. Im Zeitalter der Digitalisierung sind Ansätze wie beispielsweise der Zettelkasten von Niklas Luhmann oder Bibliothekskataloge nicht die Methode der Wahl.

Es geht für die WissensarbeiterInnen darum, die digitalen Quellen und Systeme zu identifizieren und strukturieren, die sie für ihre tägliche Arbeit benötigen. Für den Grundprozess des Informationsflusses hat David Allen mit der Methode Getting Things Done einen geeigneten Ansatz geschaffen. Dabei wird alles hereinkommende "Zeug" erstmal in Eingangskörben (physisch, digital) gesammelt. Zu regelmäßigen Zeitpunkten wird die Frage für jedes Element gestellt "Worum handelt es sich?" und "Kann man etwas unternehmen?". Wenn nichts unternommen werden soll, wandert das Zeug entweder in den Abfall, auf eine Vielleicht-/Irgendwann-Liste oder in einer Referenzablage. Wenn etwas unternommen weden soll, wird die Frage gestellt, ob mehr als zwei Schritte notwendig sind. Wenn ja wird ein Projekt angelegt und ein entsprechender Projektplan (im einfachsten Fall eine Projekt-Aufgabenliste) erstellt. Bei zwei oder weniger Schritten prüft man, ob für die Erledigung nur wenige Minuten erforderlich sind. Wenn ja, erledigt man die Aufgabe direkt, da die Überführung in ein Verwaltungssystem zu viel Zusatzaufwand erzeugen würde. Ansonsten wird die Aufgabe deligiert (alle deligierten Aufgaben werden in eine Warteliste eingetragen), in den Kalender (bei klar terminierten Aufgaben) oder eine allgemeine Aufgabenliste eingetragen. Der Hauptvorteil dieser Systematik ist nach Aussage von Allen, dass man Dinge, die unstrukturiert auf einen einprasseln, aus dem Kopf und in ein System bekommt, dem man vertraut (s.a. Getting Things Done: The Science behind Stress-Free Productivity).

AUFGABE: überlegen Sie, welches für Sie die wichtigsten Informationsquellen und -ablagesysteme sind. Nach welchen Prinzipien strukturieren Sie diese? Erstellen Sie dazu eine kommentierte Liste.